Gestionnaire administratif du personnel des offices (H/F)

Ville ouverte sur la mer, Nice est un territoire dynamique composé de plus de 340 000 habitants. Au cœur de la Métropole Nice Côte d’Azur depuis le 1er janvier 2012, la ville de Nice emploie plus de 8 000 agents pour un budget annuel de 720 millions d’euros, lui permettant ainsi d’offrir à ses habitants un service public de proximité de qualité. CONTEXTE DU RECRUTEMENT ET DÉFINITION DE POSTE AU SEIN DE LA DIRECTION RESTAURATION, LA CUISINE CENTRALE ÉLABORE ENVIRON 25 000 REPAS PAR JOUR EN LIAISON FROIDE (DIFFÉRENTES TYPOLOGIES DE MENUS) POUR LES ÉCOLES ÉLÉMENTAIRES ET MATERNELLES, LES ACCUEILS DE LOISIRS ET LES ÉTABLISSEMENTS DE LA PETITE ENFANCE DE LA VILLE DE NICE. AU SEIN DE LA CELLULE RH OFFICES, VOUS CONTRIBUEREZ À LA GESTION DES 640 AGENTS TRAVAILLANT DANS LES OFFICES DE RESTAURATION (CANTINES SCOLAIRES) AINSI QUE DES CDD, VACATAIRES ET MISES À DISPOSITION CDG : AGENTS DE RESTAURATION, PRÉPARATRICES CUISINE ET ÉCONOMES. AU SEIN D’UNE ÉQUIPE DE 4 AGENTS, SOUS L’AUTORITÉ DE LA RESPONSABLE ET EN ÉTROITE COLLABORATION AVEC LE DIRECTEUR DE LA RESTAURATION ET LA DRH, VÉRITABLE ADJOINT, VOUS DEVREZ DISPOSER APRÈS FORMATION D’UNE EXCELLENTE VISION DES PROBLÉMATIQUES RH AFIN DE VOUS POSITIONNER EN ANTICIPATION ET EN FORCE DE PROPOSITION. VOUS PARTICIPEZ À LA REMONTÉE DES INFORMATIONS AUPRÈS DE LA RESPONSABLE DU PERSONNEL RH OFFICES DES PROBLÉMATIQUES RH DE VOTRE SECTEUR (DIFFICULTÉS DU PERSONNEL, PROCHAINS DÉPARTS OU MALADIES, CONFLITS…) MISSIONS PRINCIPALES : * VOUS ASSUREREZ LA GESTION DES AFFECTATIONS QUOTIDIENNES DU PERSONNEL VOLANT (ASEA) ET DES REMPLACEMENTS, SI POSSIBLE EN ANTICIPATION LA VEILLE POUR LES POSTES DE PRÉPARATRICE ET D’ÉCONOME : * Affectations en gérant les priorités, Appel des remplaçants, information par mail des économes, chef de secteur et responsable RH offices. * Tenue du tableau des ASEA (enregistrement des absences du jour). * Aide à la recherche et à l’affectation le mercredi ou les vacances scolaires en cas d’absences. * Vous aurez en charge la gestion administrative et procédurale en matière de gestion du personnel pour votre secteur d’écoles : * Tenue des dossiers du personnel des agents de votre secteur (Manière de servir, mise en stage, classement de documents dans les dossiers), cumuls d’emploi, attestations d’heures pour les vacataires et les CDD * Compilation des tableaux grève et saisie les grévistes sur HR. * Suivi des horaires de travail des offices (contrôle, réajustement, saisie des horaires de travail,) * Accueils de loisirs : enregistrement des vœux d’affectations des agents pour les périodes extra-scolaires. * Suivi des formations et des souhaits de formations des agents de votre secteur. * Renseignement et orientation du personnel des offices. * Gestion des courriers du personnel de votre secteur (traitement des demandes de disponibilité, congé exceptionnel, congé parental, de formation et demandes diverses) * Mise à jour quotidien du tableau Entrées/sorties * Suivi du tableau des absences * Déclarations et tenues de divers tableaux en fonction des besoins (gestion covid…) * Vous élaborerez et suivrez des tableaux de suivi du personnel et des indicateurs suivants pour l’ensemble des secteurs : Tableau de suivi des vacataires Tableau récapitulatif de synthèse des heures. Gestion des indicateurs d’absentéisme et de non-remplacements avec l’aide de l’apprenti RH. * VOUS ASSUREREZ LA GESTION DE LA PAIE DE TOUS LES SECTEURS ET LE SUIVI DES ÉTATS DE PRÉSENCE ET D’HORAIRES DE VOTRE SECTEUR : Préparation des éléments de paie en vue du contrôle des états de présence de votre secteur. Réception des états de présence, vérification et saisie des heures complémentaires de votre secteur. En ce qui concerne le personnel vacataire, vous serez chargé de préparer le tableau paie et de l’envoyer au service vacataire tous secteurs. Vérification de la présence en paie de l’ensemble des agents (Titulaires, CDD, Vacataires) à partir du tableau des entrées et des sorties et de la requête heures tous secteurs, Vérification du journal de paie et mise en signature dématérialisée, Mise à jour le tableau récapitulatif de synthèse des heures par rubrique. * VOUS ASSUREREZ LE TRAITEMENT ADMINISTRATIF DES ABSENCES DU PERSONNEL DES OFFICES DE VOTRE SECTEUR (ACCIDENTS, ARRÊTS DE TRAVAIL...) : * Vous assurerez la gestion administrative des accidents du travail (AT) : Déclaration d’accident, transmission du triptyque à l’agent, suivi et transmission du rapport hiérarchique Enregistrement de l’AT dans le tableau de suivi en vue de l’établissement de statistique. Préparation des éléments de réponse pour les enquêtes AT et maladie professionnelle sur votre secteur en lien avec le responsable du personnel des offices. * Vous assurerez la gestion administrative des arrêts de travail de votre secteur : Transmission des arrêts reçus à la DRH ainsi que des bulletins de reprise ou de non reprise Information de la responsable RH offices des absences des agents afin d’éventuellement les remplacer par des vacataires. Information des économes des agents qui risquent d’être placés en absence injustifiée s’ils ne régularisent pas leur absence dans 48heures. Transmission à la DRH – service des absences les absences injustifiées et les absences de service fait pour tous les secteurs. * VOUS ASSUREREZ LA COORDINATION AVEC LA RESPONSABLE RH OFFICES : Pointage du tableau des postages et TBDE avec la responsable RH offices, Pointage des nouvelles répartitions des temps de travail au sein de l’équipe avec les états de présence Suivi du tableau de synthèse des postages (nouvelles affectations, affectations temporaires, passages CDD, Stagiaires, Titulaires… Participation et suivi des fiches de mobilités et des demandes de recrutement en cdd * VOUS ASSUREREZ LA PRÉPARATION DES RENTRÉES SCOLAIRES (PETITES ET GRANDES VACANCES) AVEC LA RESPONSABLE DU PERSONNEL DES OFFICES : Anticipation des reprises et besoins vacataires, gestion des demandes de changements d’affectation des agents ou suite à conflits, affectations des vacataires… * VOUS POUVEZ ÊTRE AMENÉ À GÉRER UN APPRENTI RH EN QUALITÉ DE MAÎTRE D’APPRENTISSAGE : Vous organiserez et coordonnerez, sous la responsabilité du responsable du personnel RH des offices, la formation de l’apprenti. CONDITIONS DE TRAVAIL : * Cycle de 37h30 + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite). * Travail en bureau * Activité principale sur écran informatique. * Place de parking, * Restauration sur place en self-service PROFIL RECHERCHÉ CE POSTE S’ADRESSE À UN AGENT DE CATÉGORIE B DE LA FILIÈRE ADMINISTRATIVE FORMATION : Vous possédez idéalement un diplôme dans le domaine des ressources humaines (Dut Gestion du personnel, licence ou master RH…) EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE :Expérience dans la gestion du personnel. COMPÉTENCES : Vous possédez des connaissances en gestion statutaire du personnel Vous maîtrisez Excel Vous suivez les procédures en place et vous vous conformer à des contrôles rigoureux Vous maîtrisez les logiciels standards ou métiers QUALITÉS RECHERCHÉES : Vous avez un excellent sens relationnel, une bonne gestion du stress Vous êtes autonome, vous avez le sens des responsabilités et du service. Vous êtes organisé(e), disponible et en capacité de gérer une forte charge administrative, Vous avez une capacité d’analyse, de synthèse et d’anticipation. Vous respectez la confidentialité et la discrétion.