COODINATEUR DES SECRÉTARIATS MÉDICAUX CHIVA

DESCRIPTIF A pourvoir dès que possible Unité concernée : CHIVA (tous sites) * Nombre de postes : 1 poste * Lieu d’exercice : CHIVA * Quotité de temps de travail : 100 % * Grade : Attaché d’administration hospitalière. * Mode de recrutement : CDI, Mutation, Détachement. Le CHIVA, établissement support du GHT des Pyrénées Ariégeoises, recrute un coordinateur de secrétariat médicaux. Un audit des secrétariats médicaux a été réalisé sur le second semestre 2021 permettant de définir un plan d’actions en 4 axes d’amélioration que devra conduire le coordinateur: Axe 1 : Management et pilotage Axe 2 : Joignabilité Axe 3 : Frappe et envoi des comptes-rendus Axe 4 : Gestion documentaire Il convient de souligner que l’une des actions majeures à mener prioritairement sera la mise en place de la prise de RDV en ligne. Les missions du coordinateur des secrétariats médicaux sont les suivantes : CONTENU DU POSTE Définition du poste : * Planifier, organiser et piloter les activités de secrétariat médical de l’ensemble des pôles médicaux et médicotechniques * Encadrer les AMA référentes * Animer et assurer le management opérationnel des secrétariats médicaux en lien avec les AMA référentes * Garantir l’efficacité et la qualité des prestations fournies Activités 1/ Management des ressources humaines (en lien avec DRH et les pôles) * Accueillir et former les nouveaux arrivants en lien avec les AMA référentes * Assurer l’encadrement de proximité de l’AMA adjoint des cadres, des AMA référentes et de l’ensemble des AMA * Assurer la gestion et mener des actions pour le développement des personnels * Mener les entretiens annuels d’évaluation de l’AMA adjoint des cadres et des AMA référentes * Participer aux entretiens annuels d’évaluation des AMA * Organiser mensuellement une réunion de coordination ‘AMA référentes, AMA), en établir l’ordre du jour, le compte rendu et sa diffusion * Proposer les agents susceptibles de partir en formation professionnelle * Evaluer les besoins en Ressources humaines et valider les affectations en lien avec les pôles * Evaluer globalement les besoins de remplacement et répondre aux propositions de remplacement effectuées par les AMA référentes * Elaborer les fiches de poste des AMA et AMA référentes en lien avec sa direction et en assurer la mise à jour permanente * Formaliser en lien avec les responsables de pole les axes de développement des compétences des AMA en vue de l’élaboration du plan de formation * Elaborer le plan de formation pour l’ensemble des AMA et AMA référentes et identifier les besoins nouveaux en lien avec le service de formation continue * Participer à la formation des personnels aux techniques et procédures de son domaine d’activité et contrôler l’application des règles de bonne pratique * Evaluer le respect du contrat interne pour l’ensemble des secrétariats afin de respecter les ETP notifiés et fournir les éléments explicatifs justifiant les écarts * Mener les entretiens relatifs au recrutement de nouvelles AMA * Désigner, en lien avec l’AMA adjoint des cadres et les AMA référentes les AMA sur les missions transversales * Gère les moyens et les ressources mises à sa disposition (techniques, financières, humaines, informationnelles) 2/ Organisation * Adapter en permanence les ressources de chaque secrétariat en fonction des besoins, du contexte et des priorités * Evaluer les organisations en place et identifier les axes d’évolutions organisationnelles de son secteur d’activité, effectuer le cas échéant des propositions d’évolution argumentée de l’organisation * Harmoniser les pratiques entre les différents secrétariats médicaux * Veille en lien avec la responsable des secrétariats médicaux au respect des règles de tenue, de circulation et d’archivage des dossiers papier et développe l’usage du DPI et la dématérialisation des pièces qui compose le dossier patient * Anticiper les évolutions technologiques de son domaine d’activité en lien avec le schéma directeur informatique et identifier les besoins nouveaux (matériels, bureautique, etc.), ou d’adaptation des organisations * Assurer la veille réglementaire des activités de son domaine, mesurer l’impact organisationnel des évolutions à mettre en œuvre, définir en lien avec sa direction les modalités pratiques de mise en œuvre et assurer la coordination de la diffusion de l’information auprès des acteurs concernés * Appréhender les évolutions organisationnelles à mettre en œuvre au niveau des secrétariats médicaux en lien avec le bureau des entrées pour améliorer globalement la qualité et simplifier le parcours patient en recherchant une meilleure efficience * Conseiller aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités de son domaine 3/ Gestion de projet et conduite de changement * Participer à l’expression des besoins sur les projets relatifs à la prise en charge médico administrative des usagers de l’établissement * Assurer la conduite des projets de son domaine d’activité et le suivi opérationnel des activités des projets et accompagner les changements nécessaires * Identifier les difficultés pour mener à bien les projets et proposer des actions correctives * Assurer la coordination des projets de son domaine d’activité avec les interlocuteurs internes et externes 4/ Qualité * Elaborer un plan d’assurance qualité concernant les activités réalisées par les secrétariats médicaux (en s’appuyant notamment sur les référentiels ou démarches existantes en la matière) * Organiser et décrire les processus spécifiques à son domaine d’activité et faire vivre les procédures qualité de son domaine d’activité * Préparer et organiser les audits préventifs * Identifier et gérer les dysfonctionnements et proposer des actions correctives * Mettre en place un système de contrôle et de suivi de la qualité des prestations dans son domaine d’activité pour lesquels il définit l’organisation et en assure la coordination et la supervision * Participer à la définition de la politique institutionnelle de la gestion documentaire du dossier patient, mettre en œuvre pour la partie qui le concerne les actions nécessaires pour dématérialiser les documents papiers, améliorer l’utilisation du DPI et répondre aux axes de développement nationaux (alimentation DMP, échanges hôpital/médecine de ville…) * Participer à l’évaluation de la tenue du dossier patient en lien avec la responsable du SGDP et du service qualité * Veiller au respect de la charte graphique en ce qui concerne les productions assurées par les secrétariats médicaux 5/ Système d’information * Assurer le paramétrage des outils logiciels systèmes relevant de son domaine d’activité * Garantir le contrôle de la cohérence des interfaces des informations saisies par les AMA * Participer au développement du DPI en lien avec l’équipe DPI et aux actions concourant à la dématérialisation totale du dossier patient * Participer à l’évaluation de la qualité et de l’exhaustivité des données saisies en lien avec le Médecin Dim et le responsable du bureau des entrées et de la facturation * Développer des outils de contrôle pour s’assurer de l’exhaustivité et de la qualité des données saisies 6/ Pilotage et reporting * Identifier les indicateurs de performance des activités gérées par les secrétariats médicaux, en assurer le suivi, l’analyse des résultats et déterminer les actions correctives en cas de non atteinte des objectifs poursuivis * Formaliser un tableau de bord de suivi des activités, en assure l’analyse et la diffusion * Etablir le rapport annuel d’activité des secrétariats médicaux de l’établissement CONDITIONS D’EXERCICE Conditions particulières d’exercice : décompte jours ; travail parfois isolé ; déplacements inter sites. Prérequis indispensables ou nécessaires : BAC + 3/5 dans le domaine de la gestion, du management, de l’organisation Une expérience de manager d’équipe est appréciée Si vous êtes intéressé(e) par ce poste, veuillez adresser votre candidature par écrit (avec CV et lettre de motivation), avant le 20 février 2022, à la Direction des Ressources Humaines par mail SECRETARIAT-DRH-CHIVA@chi-val-ariege.fr. Après analyse de toutes les candidatures, les candidats sélectionnés seront convoqués pour un entretien. PERSONNE À CONTACTER CHIVA Secrétariat des ressources humaines BP 90064 09017 FOIX Cedex Email : secretariat-drh-chiva@chi-val-ariege.fr