Secrétaire / Assistant(e) (Maitrise d'ouvrage) H/F
Detail de l'annonce :
L'assistant(e) assure le secrétariat du manager et supervise la
gestion administrative et matérielle du service. Il/elle organise et
coordonne, pour le manager la transmission et la rédaction des
informations et s'assure de la cohérence et de la présentation des
informations et documents produits par le service.
PRINCIPALES ACTIVITÉS :
GESTION ET PLANIFICATION : organiser les agendas du manager en tenant
compte des priorités. Gérer les appels, prendre les messages et/ou
orienter son interlocuteur vers le bon destinataire.
organiser et planifier les réunions internes comme externes, en
effectuer le compte rendu.
Transmettre les consignes et informations aux différents
collaborateurs concernés, s'assurer de la tenue des délais puis en
centraliser les informations pour constituer les dossiers.
ORGANISATION ET GESTION DE L'INFORMATION : réceptionner le courrier,
les parapheurs, mails et assurer le suivi de la traçabilité des
documents (reporting), préparer les éléments de réponse.
Assurer la gestion matérielle et administrative de dossiers en amont
de réunions impliquant plusieurs interlocuteurs (constitution
physique des dossiers, classement, archivage) gestion des dossiers de
comités.
PRISE EN CHARGE DE DOSSIERS : co rédaction et mise en forme de divers
documents dans les délais impartis tels que documents de
présentation sur powerpoint, références projets.
Gestion des marchés, commandes et factures sur IKOS, contribue au
suivi budgétaire du service.
Montage de visites de sites en lien avec la direction du
développement.
Enregistrement des candidatures sur Archie (application PH) dans le
cadre des consultations de maîtrise d'oeuvre.
BAC+2/3 dans le domaine de l'assistanat ou 3 ans d’expérience dans
le domaine de la gestion immobilière, la comptabilité ou
l’assistanat
Diplomatie, rigueur et très bonne organisation personnelle.
Gestion des priorités et respect des délais.
Adaptabilité, disponibilité et bon relationnel
Très bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word,
Excel, ppt et SI IKOS)