SECRETAIRE MEDICALE CECOS Hôpital Avicenne

DESCRIPTIF Le département médico-universitaire : Le DMU est composé des unités d’activité biologique (UAB) d’Avicenne et de Jean Verdier, des pharmacies à usage intérieur (PUI) des trois sites, des services de Santé Publique et d’informatique médicale et du département de recherche clinique. L’équipe médicale est composée : * Responsable de l’unité : Pr EUSTACHE Florence PU-PH * personnels médicaux : 1MCU-PH ,1 PH (50% BDR et 50 % CECOS) et 1 AHU (50% BDR et 50 % CECOS) 2 internes (50% BDR et 50 % CECOS) Le personnel non médical : * CECOS : 3 techniciennes de laboratoire dont un temps partiel à 90%, 1 secrétaire médicale, 1 Agent administratif accueil, 1 agent médicotechnique et 2 psychologues à temps partiel. Horaires de travail : 8h00-16h06 Détails : Amplitude d’ouverture de 8h à 16h06 ACTIVITES Mission générale Dans le respect du Guide des Bonnes Pratiques la secrétaire assure la gestion du secrétariat médical et participe, dans son champ de compétences, à la gestion administrative de l’unité du CECOS. Missions permanentes  Planifier des RV des patients sur ORBIS  Traiter les courriers, les dossiers & documents médicaux  Envoyer les résultats  Communiquer et transmettre les informations aux médecins et personnel non médical  Saisir et mettre en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux  Constituer les dossiers médicaux  Archiver des dossiers médicaux  Participer à la gestion des paillettes, des consentements  Préparer des réunions multidisciplinaires, staffs  Saisir les comptes rendus de réunions  Participation à la gestion des dons de gamètes  Participation à la gestion de la banque de donneurs  Saisir l’activité des consultations des médecins de l’unité CECOS (GILDA) Missions spécifiques  Responsabilité d’équipement (informatique, matériel de bureau…) Missions ponctuelles  Dépôt et reprise du courrier chez le vaguemestre  Réaliser la commande bimensuelle de la papeterie  Accueil physique et téléphonique  Gérer et afficher le planning des médecins (MEDTIME)  Assurer la gestion de l’activité universitaire (réception, classement et archivage des revues, mise à jour de la bibliographie)  Editer les rapports d’activités annuels (Agence de Biomédecine) Risques professionnels liés à l'activité :  Accident d’exposition au sang  Troubles musculo-squelettiques  Fatigue visuelle Mesures de prévention prises face à ces risques :  Alternance dans les différentes manipulations  Aménagement ergonomique du poste de travail  Formation TMS COMPETENCES Savoir-faire requis  Utiliser les outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook  Connaissance du vocabulaire médical & du milieu hospitalier  Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes  Renseigner ses interlocuteurs  S’exprimer clairement et avec professionnalisme vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés  S’adapter aux situations conflictuelles  Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser  Utiliser internet et intranet pour communiquer avec les divers interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires ou de thésaurus  Classer des données, des informations, des documents de diverses natures  Organiser la documentation & l’archivage.  Diffusion de l’information en rapport avec la mise en place de réunions de service(s) et élaboration de Comptes rendus.  Notion de logiciel institutionnel : GILDA, ORBIS, MEDIWEB, iPOP, KALILAB, MEDIFIRST  Transférer un savoir-faire Connaissances associées Connaissances détaillées :  Lois de Bioéthique et déontologie  Internet et intranet  Courrier, Outlook Connaissances approfondies :  Bureautique  Vocabulaire médical  Organisation et fonctionnement interne de l’établissement  Techniques d’accueil téléphonique  Techniques de communication  Réglementation : Droit du patient QUALITES REQUISES  Conscience & discrétion professionnelle.  Rigueur et méthode  Sens de l’organisation  Esprit d’équipe & sens des relations humaines  Esprit d’initiative & de discernement  Bonne connaissance du milieu hospitalier  Capacité d’adaptation (mode dégradée notamment si une secrétaire) et de réactivité.  Curiosité intellectuelle  Sens du service public PREREQUIS Bac science médico-sociale et diplôme secrétariat médico-sociale BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat EXPERIENCE CONSEILLEE Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat (frappe, accueil…) EVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE ET DE SON ENVIRONNEMENT Evolutions professionnelles vers d’autres métiers : * Secrétaire Médicale classe exceptionnelle * Adjoint des cadres hospitaliers Passerelles courtes : * Technicien de l’information médicale * Archiviste Passerelles longues : * Responsable des secrétariats médicaux PERSONNE À CONTACTER Mr MALAS Fabrice CP DMU BIOPHARES Hôpitaux Universitaires Paris Seine-Saint-Denis 125 rue de Stalingrad - 93000 Bobigny Tél Email : fabrice.malas@aphp.fr