Assistant administratif / commercial (H/F)

Fondé en 1890 par Gonshiro Kubota, KUBOTA CORPORATION est un fabricant d'équipements agricoles, de moteurs, de machines de construction et également un producteur de divers produits liés aux tuyaux, principalement des tuyaux en fonte ductile et des produits liés à l'environnement. Avec son siège social à Osaka, au Japon, la société a réalisé un chiffre d'affaires consolidé de plus de 17,4 milliards de dollars en 2020. Pour plus d'informations sur Kubota, veuillez visiter le site : www.kubota-global.net Cela fait 43 ans depuis la première implémentation de KUBOTA EUROPE en France. Au cours de dernières décennies, Kubota Corporation a affiché une croissance signifiante dans la région européenne ; notamment par l’acquisition de KVERNELAND GROUP – un fabricant norvégien d’outils agricoles. Avec plus de 4500 employés et un chiffre d'affaires de 1,7 milliards d'euros (2020) dans la région européenne uniquement, notre mission est que le groupe Kubota devienne le leader sur nos marchés ; non seulement en termes de ventes et de revenus, mais aussi en gagnant la confiance et le respect de nos clients. Rattaché(e) au Directeur France de notre Division Travaux Publics, L'ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(IVE) COMMERCIAL(E) assiste celui-ci ainsi que toute son équipe afin d'optimiser la gestion de l’activité de cette dernière. Il est principalement chargé de mettre en forme l’ensemble des données commerciales ainsi que de coordonner les informations internes et externes liées à l’activité. Il assure le suivi administratif des clients, en collaboration avec les commerciaux et la direction commerciale France (soit 4 collaborateurs). Enfin, il est l'interface entre le client, la société ainsi que les chefs des ventes sur le terrain. MISSIONS : SUIVI ET CONTRÔLE DES DONNÉES COMMERCIALES ET STATISTIQUES : * Déclaration mensuelle des ventes auprès d’un institut de statistiques en France * Mises à jour et consolidation de tableaux de suivi divers * Suivi mensuel de l’état des stocks des concessionnaires GESTION COMMERCIALE : * Préparation, envoi et suivi des contrats concessionnaire, courriers BFA * Mise en place et suivi des Bonus de fin d’année sales (prime concessionnaires) , coordination pour les BFA Service/ consolidation des données puis restitution à la DG et à la Finance * Rédaction des offres de prix et proforma * Suivi des commandes DOM TOM (contrôle – vérification des prix – contrôle des mises en service) * Envoi des opérations commerciales, tarifs et autres documents aux concessionnaires * Suivi des participations réseau aux foires et salons (Contrôle, édition des notes de crédit, Suivi des justificatifs) * Envoi des chiffres de vente à la BNP * Mise à jour annuel du tableau des tarifs publics * Analyse financière des ventes de machine (marge / prix d’achat/prix de vente) * Gestion des commissions sur vente * Coordination ADV/Concessionnaires livraison des machines du client OGF, autres * Coordination organisme de financement/ concessionnaires et le département Finances concernant le règlement de factures ORGANISATION ÉVÉNEMENTIELLE : organisation d’événements (formations produits, convention annuelle, séminaires internes) soit Gestion logistique de l’événement (recherche de salle – recherche de fournisseurs – devis – négociation – rédaction et envoi des invitations – suivi des participants – suivi administratif & budgétaire PLAN MÉDIA : * Elaboration et Suivi du plan média - contact / devis/négociations / suivi des parutions * Coordination avec le service Marketing pour les visuels KUBOTA ACADÉMIE : * Encadrement - Tuteur(rice) d’un(e) alternant(e) en marketing/communication dans le cadre de la promotion de la Kubota académie * Elaboration et suivi d’une campagne de promotion : Portes ouvertes, Post réseaux sociaux, site internet, supports digitaux, papier, candidatures DIVERS ADMINISTRATIFS : * Appui administratif à l’équipe commerciale (NDF, autorisations de dépenses, avoirs, factures à établir dans SAP) * Appui administratif à l’équipe ADV : Ouverture – modification et clôture de comptes fournisseurs et clients auprès du service comptable * Suivi des factures FRS * Prise des appels clients et transmission des messages aux inspecteurs commerciaux * Organisation des déplacements et de l’agenda du directeur France * Gestion des inscriptions à divers événements internes et externes * Rédaction de courriers et mails * Assister et coordonner l’équipe dans leurs activités au quotidien (préparation et édition de documents, ordre du jour et compte-rendu de réunions, présentations Powerpoint, synthèses et notes diverses). PROFIL * De formation niveau Bac+2, Bac +3 de type BTS MUC ou expérience équivalente. * 3 à 5 ans d’expérience en Assistanat de Direction Commerciale * Anglais niveau intermédiaire obligatoire. Dynamique et organisé(e), vous discernez aisément les priorités et votre excellente agilité vous permet de gérer différentes tâches en parallèle, en autonomie et rigueur. Vos qualités relationnelles et votre intelligence des situations vous permettent aussi d’évoluer facilement au sein d’organisations nécessitant anticipation, diplomatie, discrétion et sens de la confidentialité. Votre curiosité intellectuelle et polyvalence vous permettent d’être efficace dans toutes situations que vous allez rencontrer. Vous maitriser la gestion de budget, la négociation commerciale et êtes habitué(e) au maniement de données chiffrées. Vous disposez par ailleurs de compétences rédactionnelles et d’une excellente maîtrise du Pack Office (Word, Powerpoint et surtout Excel), environnement GSuite. La connaissance de SAP/BW/Esker est un plus