chargé de scolarité H/F

Exclusif - Un chargé de scolarité - H/F Versailles COMMUNAUTÉ D'AGGLOMÉRATION DE VERSAILLES GRAND PARC CDI LA COMMUNAUTÉ DAGGLOMÉRATION DE VERSAILLES GRAND PARC DIRECTION DE LA CULTURE CONSERVATOIRE A RAYONNEMENT RÉGIONAL RECRUTE : UN CHARGÉ DE SCOLARITÉ - H/F (CADRE D’EMPLOIS DES RÉDACTEURS TERRITORIAUX) MISSIONS : MISSIONS PRINCIPALES : _SUIVI ADMINISTRATIF DE LA SCOLARITÉ DES ÉLÈVES (PORTEFEUILLE D’ÉLÈVES SELON AFFECTATION PAR LA DIRECTION ET LA RESPONSABLE SCOLARITÉ) :_ * Mettre à jour en continu, les données des élèves dans le progiciel DUONET * En lien avec les conseillers aux études, suivre et analyser les parcours * Suivre l’assiduité des élèves (états de présence, communications aux familles) * Préparer et relire les bulletins d’évaluation, assurer l’envoi aux familles * Préparer les conseils de classe _GESTION DES RÉINSCRIPTIONS ET INSCRIPTIONS :_ * Création et mise à jour les formulaires de réinscriptions et inscriptions (en ligne), livret d’accueil et notes d’information * Mettre à jour les plannings des cours collectifs pour communication aux usagers * Transmettre les dossiers aux usagers * Vérifier et saisir les dossiers dans le progiciel DUONET * Gérer les choix de cours de formation musicale par élève * Transmettre les données pour facturation au régisseur de Versailles Grand Parc pour le suivi des recettes * Récupérer les données liées aux plannings des cours collectifs et individuels auprès de la direction et des professeurs * Saisir les plannings dans le progiciel DUONET * Communiquer avec les usagers en cas de discordance dans les choix et/ou si le groupe est complet _ORGANISATION DES CONCOURS D’ENTRÉE ET EXAMENS :_ * Établir les états des classes * Établir les plannings (calendrier, salles et ordres de passage) * Établir et transmettre les convocations aux candidats * En fonction des cursus, prendre contact avec les candidats, les professeurs et les conseillers aux études pour acter le programme et sa durée et déterminer l’accompagnement nécessaire * En lien avec les professeurs et les conseillers aux études, prendre contact avec les membres des jurys et les accompagnateurs (disponibilité, convocation, obtention des éléments de rémunération…) * Veiller à la préparation matérielle des épreuves (transmission des éléments et configurations à la régie technique, documents et grilles d’évaluation pour les jurys et la présidence, signalétique…) * Collecter et saisir les délibérations des jurys * Suivre le déroulé (présence éventuelle) et analyser les résultats des épreuves * Saisir les résultats dans le progiciel et les communiquer * Établir les états d'heures des membres des jurys et des accompagnateurs * Éditer les diplômes et attestations de niveau _RELATIONS / INFORMATION ET ORIENTATION DES USAGERS :_ * Assurer l’interface relationnelle avec la direction, les conseillers aux études et les professeurs * Assurer l’interface relationnelle avec les partenaires (Ecole, Collège, Lycée, Université, Théâtres et autres établissements culturels…) * Renseigner et orienter les usagers sur l’offre d’enseignement proposée à l’échelle locale et intercommunale _GESTION ADMINISTRATIVE GÉNÉRALE :_ * Assurer le paramétrage du progiciel DUONET en fonction des projets et/ou des portefeuilles d’élèves affectés par la direction * Organiser et gérer le classement des dossiers des élèves * Établir des bilans chiffrés de la scolarité * Éditer les certificats de scolarité, les attestations d’inscription ou de réinscription et d’assiduité MISSIONS PONCTUELLES : * Participer aux groupes de travail et réunions selon affectation par la direction et la responsable scolarité (réunions scolarité, réunions enseignement supérieur, conseils pédagogiques…) et en rédiger les comptes rendus ou relevés de décisions * Renfort d’encadrement éventuel pour projets pédagogiques importants PROFIL : _ APPARTENANCE À UN OU DES GROUPES DE TRAVAIL :_ * Equipe de scolarité des sites d’enseignement de Versailles Grand Parc * Groupes de travail et réunions selon affectation par la direction _FORMATION - ACCÈS AU POSTE :_ * Niveau Bac+3/4 * Idéalement en administration culturelle EXPÉRIENCE ANTÉRIEURE SOUHAITÉE : Oui _AUTONOMIE ET/OU RESPONSABILITÉS :_ * Autonomie * Relations avec les élèves, les familles et les publics * Activités définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique * Sens du service public * Portefeuille d’élèves interchangeable en cas de nécessité de service _CONNAISSANCES TECHNIQUES/THÉORIQUES :_ * Connaissance du fonctionnement d’un établissement d’enseignement artistique * Connaissance de la réglementation relative aux étudiants (modalités de contrôle des connaissances, modalités d’inscription, mutuelles…) * Maîtrise des outils bureautiques * Logiciels de bases de données informatiques * Tableaux de bord et outils de planification et suivi * Connaissance de l’environnement culturel _SAVOIR-FAIRE :_ * Appliquer les normes, procédures et règles * Savoir orienter les publics * Capacités rédactionnelles * Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe * Respect des échéances * Savoir travailler en équipe _QUALITÉS RECHERCHÉES :_ * Qualités relationnelles * Sens de l’organisation * Discrétion * Rigueur * Capacité à prendre des initiatives et à rendre compte SI CE POSTE VOUS INTÉRESSE, MERCI D’ENVOYER VOTRE CANDIDATURE (CV ET LETTRE DE MOTIVATION) PAR MAIL À : ANNE.GAUTHIER-DUGAST@VERSAILLES.FR Publiée le 07/01/2022