Assistant de gestion H/F

Esaj est membre du GROUPE SOS, première entreprise sociale d'Europe, œuvre principalement au profit des plus vulnérables, des générations futures et des territoires. Ce sont aujourd'hui près de 2 millions de personnes qui bénéficient des actions et des innovations du GROUPE SOS, menées par ses 22.000 employés et ses 600 associations, entreprises et établissements, en France et à l'international. Depuis sa création en 1984, le GROUPE SOS combat toutes les formes d'exclusions, mène des actions sur le terrain pour favoriser l'accès de tous à l'essentiel, et innove pour raviver les liens face aux défis de la société. Le GROUPE SOS répond ainsi aux urgences et aux enjeux sociaux, sociétaux et environnementaux. Créée en 1966, l'ESAJ (Ecole Supérieure d'Architecture des Jardins) s'est imposée depuis 50 ans comme une école de référence dans les métiers du paysage et a formé des professionnels reconnus en France et à l'international. L'ESAJ est une association Loi 1901 à but non lucratif. Elle a rejoint le Groupe SOS fin 2019. Sous la responsabilité du directeur d'établissement et de la directrice des études, vous les assistez directement dans la gestion, l'organisation et la coordination des activités. Vous assurez le suivi des dossiers administratifs, scolaires, comptables et ressources humaines de l'établissement et le rôle d'interface avec tous les interlocuteurs de l'école (enseignants, étudiants, parents, partenaires). De par votre autonomie et votre formation, vous êtes capable de prendre en direct le montage et le suivi de certains dossiers et projets, et de les mener à bien en autonomie. LES ACTIVITÉS PRINCIPALES DU POSTE SONT LES SUIVANTES : Gestion et coordination administrative de l'école (dossiers enseignants, étudiants) : Préparer, contrôler et suivre les dossiers administratifs, créer et gérer les bases de données de l'école, classer et archiver les documents, recueillir les informations relatives aux évaluations semestrielles des étudiants STANDARD ET ACCUEIL : Gérer le courrier et les appels téléphoniques, accueillir les visiteurs ORGANISATION : Organiser/planifier les rendez-vous, réunions et déplacements, préparer et suivre les emplois du temps des étudiants et enseignants, contrôler les présences des intervenants et étudiants, contribuer à l'organisation des réunions semestrielles GESTION ET COMPTABILITÉ : Suivre et gérer les bons de commande et factures des enseignants, gérer et suivre la comptabilité hebdomadaire avec le service comptable, effectuer les commandes des fournitures COMMUNICATION : Contribuer à la création d'outils de communication en lien avec la Direction de l'école.