apprenti.e assistant.e administratif-ve chargé.e d'accueil et de la relation clientèle
Detail de l'annonce :
POSTE À POURVOIR : Apprenti.e Assistant.e administratif-ve chargé.e
d'accueil et de la relation clientèle
TYPE DE POSTE : Insertion
RÉFÉRENCE DU POSTE : SIAS/03422
DATE DE RECRUTEMENT SOUHAITÉE : 01/09/2022
DATE DE FIN DE CANDIDATURE : 24/04/2022
PÔLE : Pôle Culture
DIRECTION : Palais des Beaux Arts
SERVICE : Equipe Palais des Beaux Arts
Informations d'embauche
FILIÈRES : Temps complet
FAMILLE MÉTIER : Fonctions supports
TEMPS DE TRAVAIL : Temps complet
DURÉE DE STAGE : 0
Descriptif
FINALITÉ DU POSTE :
Le Palais des Beaux-Arts réalise une politique de conservation et de
valorisation de ses collections en vue d’impliquer et de toucher un
public large et diversifié, comme le précise son projet scientifique
et culturel. Ce dernier se décline depuis 2017 en grandes phases de
réaménagement, ainsi que dans le développement d’un spectre
large, solide et innovant de projets et d’actions de médiation, de
valorisation, d’éveil et d’implication de tous les publics. Il
vise également à assurer et à améliorer un accueil de qualité,
bienveillant et accompagnant pour les publics.
Garant de l’image du musée auprès des usagers, l’assistant
administratif du service de la médiation et de l’implication des
publics accompagne les visiteurs dans leurs démarches préparatoires
à la visite, organise et met en œuvre leur accueil et assure le
suivi administratif des dossiers (de la réservation à la
facturation).
MISSIONS :
Poste et missions très cadrées mais grande autonomie dans
l’organisation quotidienne du travail.
Accueil et renseignements
Accueil téléphonique quotidien nécessitant d’être en capacité
de conduire un entretien téléphonique efficace.
Prise en charge des demandes variées reçues par téléphone ou par
mail.
Promotion de l’offre du musée et adaptation du conseil, débouchant
sur une réservation.
SUIVI ADMINISTRATIF DES DOSSIERS DE RÉSERVATION :
Constitution des dossiers d’inscription, enregistrement des
réservations sur outil informatique- essentiellement à partir du
progiciel métier GTS-Vivatickets, maitrise de Word et Excel
indispensables.
Planification et organisation de visites de groupes et constitution
des fichiers d’inscriptions individuelles
Vérification et édition des plannings hebdomadaires pour les visites
de groupes et des ateliers individuels.
ATTRIBUTION DES VISITES AUX GUIDES CONFÉRENCIERS : relations
quotidiennes avec toute l’équipe (objectivité, équité et
diplomatie)
Contribution au recueil d’information nécessaire aux bilans de
fréquentation et d’activité.
COMPÉTENCES MÉTIER :
Alternance dans le cadre d'un BTS tourisme/de Direction/IUT techniques
de commercialisation
Techniques d’accueil et de communication orale et écrite.
Techniques d’organisation et de planification
Capacité à prioriser
Rapidité d’exécution
Maîtrise de l’outil informatique exigée (Word et Excel)
LANGUE EUROPÉENNE (ANGLAIS OU LANGUE D’UN PAYS FRONTALIER) : bases
indispensables, courant vivement souhaitée
Sens du service public et de l’accueil
Intérêt pour les musées et le monde culturel en général