CHARGÉ D’ACCUEIL ET ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)

Missions: Le Pôle d’Initiatives de la Ville d’Oullins (PIVO) accueille au sein d’un local, situé au 24 avenue Jean Jaurès à Oullins : * le service politique de la ville. Composé de 3 agents, ce service externalisé de la ville d’Oullins vise à favoriser le lien social et les conditions de vie des habitants des quartiers dits prioritaires de la ville (Saulaie, Golf, Ampère). Le service intervient, en lien avec les autres services de la Ville et les différents partenaires locaux sur les différentes thématiques : éducation, culture, emploi et insertion professionnelle, appui aux initiatives des habitants et des associations, mise en œuvre et financement d’actions accueil, écoute des habitants, aménagements urbains * des permanences destinées à soutenir les oullinois.es dans leurs démarches administratives, recherches d’emploi et leurs souhaits de créer une activité * Une exposition sur la fabrique de la ville ainsi que toute l’information permettant au public de mieux appréhender les transformations urbaines de la Saulaie, en préfiguration de la Maison du Projet attendue pour 2022. Environ 600 personnes par an sont accueillies dans ces locaux. Missions Activité 1 : Accueil * Assurer l’accueil physique et téléphonique, écouter, informer et orienter les personnes auprès des ressources du territoire, accueil collectif de public et professionnels lors de certains temps d’animation autour du projet urbain, * Gérer les permanences (emploi, administrative, création d’entreprise…) : agenda, prise de rendez-vous, lien avec les partenaires, * Assurer une partie de la médiation autour du projet urbain et notamment l’exposition autour de la fabrique de la ville, Activité 2 : Secrétariat et fonctionnement de la structure * Assurer le secrétariat : saisie de courriers et messages électroniques, organisation et préparation des réunions, réservation de salle, gestion des fournitures de bureau, * Gérer les fichiers contacts, * Gérer le fonctionnement quotidien de la structure (lien avec les services techniques, appariteurs, demandes d’interventions, partage de salle…) Activité 3 : Soutien aux actions du service Politique de la ville * Assurer le lien avec les partenaires et la transmission des informations, * Participer à certaines réunions, réaliser des comptes rendus, * Préparer les outils de communication, * Participer à la programmation politique de la ville annuelle (alimentation des tableaux de bord en lien avec les équipes et les porteurs de projet, gestion des dossiers…) * Assurer la gestion financière (bons de commandes, rapprochement de factures, demandes de recettes, saisie des budgets). Profil: Compétences : * Excellente pratique des outils informatiques (word, excel, internet, powerpoint, logiciels internes ville) * Capacité à appréhender et comprendre un environnement complexe (habitants, institutions diverses, commerçants, élus …) * Capacité à accueillir du public, * Sens du travail en équipe * Autonomie * Discrétion et confidentialité * Aisance à l’oral dans l’accueil de groupes * Intérêt pour le sujet de l’aménagement urbain Destinataire: Adresser votre lettre de candidature accompagnée d'un curriculum vitæ avant le 13/11/2021 À l'adresse suivante : COMMUNE D'OULLINS HOTEL DE VILLE PLACE ROGER SALENGRO 69923 OULLINS CEDEX ou recrutement@ville-oullins.fr Pour tout renseignement, s'adresser à Madame la responsable de la GPEEC Téléphone : 04.72.39.73.37 [tel:04-72-39-73-37]