Assistant.e en gestion financière et comptable (H/F)
Detail de l'annonce :
Date Limite Candidature : jeudi 4 novembre 2021
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INFORMATIONS GÉNÉRALES
Référence : UMR8104-MARETO-005
Lieu de travail : PARIS 14
Date de publication : jeudi 14 octobre 2021
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 15 novembre 2021
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : Entre 2005 et 2141 euros bruts mensuels pour une
expérience entre 1 et 4 ans
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années
MISSIONS
Au sein de l'Institut Cochin, du pôle de gestion administrative et
financière, sous la responsabilité du Secrétaire général,
l'assistant-e en gestion administrative prend en charge la gestion
administrative et financière des équipes placées sous sa
responsabilité. L'Institut Cochin comprendra fin 2021 41 équipes de
recherche, 11 plateformes et services communs, regroupe plus de 650
personnes réparties sur 4 bâtiments.
ACTIVITÉS
* Gérer et suivre les ressources des équipes placées sous sa
responsabilité :
* Établir le suivi financier des crédits des équipes, concevoir et
mettre à jours les tableaux de bord nécessaires au suivi des
crédits
* Conseiller, informer et alerter les équipes de recherche
concernant la consommation de leurs ressources
* Piloter les activités et rendre compte à l'aide de tableaux de
bord (reporting)
* Saisir, engager, contrôler et réceptionner les commandes des
équipes (engagement des commandes, imputation des dépenses, suivi
des factures litigieuses, règlement des litiges avec les
fournisseurs, relance des fournisseurs)
* Gérer et suivre les contrats de recherches sur financements
externes
* Établir la préparation budgétaire des équipes et des crédits
du bâtiment, en suivre l'exécution
* Organiser les déplacements des personnels (saisie des ordres de
missions et des états de frais de déplacement, réservation des
hôtels et des billets de transport)
* Établir les procédures d'achats selon la réglementation
* Accueillir, informer et orienter les personnels dans leurs
démarches administratives
* Transmettre les informations pratiques sur les procédures
administratives, financières et/ou comptables, sur l'évolution de la
législation et de ses conséquences
• Élaborer les conventions de stage et, le cas échéant, mettre
en place le paiement mensuels des gratifications • Organiser et
alimenter les bases de données selon les instructions reçues
* Travailler en lien avec les services administratifs des tutelles
* Constituer, gérer et mettre à jour un fonds documentaire
administratif
* Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
* Assurer le classement et l'archivage des pièces justificatives des
opérations
Financières
Établir, à partir du système d'information de l'Institut, les
états et bilans comptables et/ou financiers et les tableaux de bord
nécessaires au suivi de l'activité
COMPÉTENCES
Connaissances :
• Connaissances générales de secrétariat et de gestion
administrative • Connaissances en gestion budgétaire
* Connaissances de la recherche publique, des EPST, universités
* Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) et la navigation
sur internet
* Anglais apprécié
* Utiliser des logiciels de gestion dédiés des trois tutelles
(Safir, Geslab, Sifac en particulier)
Savoir-Etre
• Savoir planifier son activité, hiérarchiser les tâches,
prioriser les actions • Informer et rendre compte
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière
appropriée • Rechercher les informations
* Savoir rédiger des documents simples et maîtriser l'orthographe
• Etre organisé • Savoir appliquer des règles de gestion à des
cas courants
* Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et
externes Aptitudes
* Organisation, méthode et rigueur dans la gestion quotidienne
* Respect de la confidentialité
* Ponctualité
* Disponibilité
* Autonomie
* Excellentes qualités relationnelles
CONTEXTE DE TRAVAIL
L'Institut Cochin est un centre de recherche qui compte 650
personnes, 38 équipes de recherche (+3 nouvelles en 2021) et 11
plateformes technologiques de pointe ; il a pour Tutelles l'Inserm,
l'Université de Paris et le CNRS et travaille en lien étroit avec
les services du groupe hospitalo-universitaire
AP-HP.Centre-Université de Paris (hôpital Cochin). Les recherches
portent, tant sur le plan fondamental que clinique, sur les
mécanismes impliqués dans les maladies infectieuses, auto-immunes,
endocrines et métaboliques, le cancer, les pathologies de la
reproduction et du développement. L'Institut est localisé sur 4
bâtiments sur le campus de l'hôpital et de la faculté de médecine
sur 16 000m². Le service de gestion est composé d'un pôle de
gestion RH, d'un pôle de gestion administrative et financière des
équipes de recherche et d'un pôle de gestion des plateformes. Le
pôle de gestion administrative et financière des équipes de
recherche se compose de 10 gestionnaires dont 4 ont des fonctions
transversales et notamment la gestion des bâtiments.
Moyens mis à disposition (appareillage, informatique…)
Ordinateur, imprimantes, outils de gestion des 3 tutelles
Principaux interlocuteurs (réseau relationnel) Les équipes de
recherche sous la responsabilité du gestionnaire et plus
généralement les équipes de recherche de l'Institut / L'équipe de
gestionnaires / Les gestionnaires des tutelles /