Gestionnaire administratif et pédagogique F/H

FONCTIONS : Gestionnaire administratif et pédagogique F/H CATÉGORIE : B CORPS : Technicien ou technicienne de recherche et de formation BAP : J EMPLOI TYPE: J4C42 - Technicien ou technicienne en gestion administrative CDD DE 6 MOIS. MISSION : Gestion administrative et pédagogique des parcours de la Licence de Chimie en collaboration avec la direction des études. Participation, au sein du Département de Licence de Chimie, à la communication, à la diffusion d’informations et aux relations avec les étudiants et les enseignants. Interaction avec les différents services en relation avec le département. ACTIVITÉS PRINCIPALES : 1. Accueil et orientation des étudiants, enseignants, personnels techniques et administratifs par tous les moyens utiles * Accueil sur site, affichage, téléphone et courriel 2. Gestion administrative et pédagogique. * Gestion des dossiers des étudiants, des inscriptions administrative et pédagogique dans Apogée à la publication des résultats * Création et alimentation des bases de données * Suivi des étudiants : information et relances sur les dossiers administratifs, suivi de l’assiduité des étudiants, saisie des notes, édition des PV de notes dans Casper et Apogée * Élaboration et gestion des emplois du temps en collaboration avec les responsables de parcours * Appui aux collaborateurs et aptitude à remplacement ces derniers en cas de nécessité * Participation à la réflexion collective d'amélioration de la gestion des actes administratifs 3. Soutien logistique. * Gestion de la réservation des salles et amphithéâtres ainsi que des matériels pédagogiques (vidéoprojecteurs, ordinateurs, etc.). 4. Communication. * Diffusion des informations auprès des usagers via Moodle et Ametys * Gestion de l'affichage (règlementation et information) * Participation à la valorisation de l'enseignement proposé par le département * Amélioration de la visibilité des formations en favorisant une communication large, une diffusion numérique et au travers de supports papier (brochures) Conditions particulières d'exercices: CONTRAINTES CONCERNANT LES PÉRIODES DE VACANCES : * Congés de printemps, été, et fin d'année imposés selon calendrier universitaire. * Congés limités selon les nécessites de service pendant les périodes d'inscription (septembre à mi-octobre, décembre à février, mai à juillet). CONNAISSANCES TRANSVERSALES REQUISES : * Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France. * Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université. * Bonne connaissance de l’offre de de formation de Licence de Chimie basée sur le système majeure/mineure. * Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle. SAVOIR-FAIRE REQUIS : * Utiliser les outils informatiques (poste de travail, messagerie électronique, bases de données etc.). * Maitriser les logiciels de bureautique : Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint), outils informatiques de l'université (Apogée, Casper, Redmine, etc.), logiciels de scolarité du CFA (Ypareo et Netypareo) et de la plateforme de recrutement du CFA (Focaliz). * Capacité à interagir à l’oral et à l’écrit avec des publics divers (étudiants, enseignants, et personnels administratifs et techniques). * Gérer les priorités et hiérarchiser les tâches. * Planifier ses activités et s'organiser en tenant compte des contraintes et des échéances. SAVOIR-FAIRE : * Utiliser des logiciels Casper, Apogée, Word, Excel, etc. * Planifier son travail. * Proposer des améliorations. * Travailler en équipe. SAVOIR-FAIRE TRANSVERSAUX : * Informer et rendre compte à sa hiérarchie. * Rechercher l’information, la vérifier et la classer. * Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes. * Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée. SAVOIR ÊTRE : * Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels. * Autonomie, méthode et rigueur. * Sens de l’organisation et de la coordination. * Aptitude à travailler en équipe. * Disponibilité, discrétion et confidentialité. * Sens du contact et des relations humaines