Assistant.e de direction- Titulaire et/ou contractuel
Detail de l'annonce :
Définition du métier ou de la fonction
L'assistant.e de direction du pool administratif de la direction
générale a pour rôle principal d'assister un.e
directeur.trice général.e de la collectivité dans le but
d'optimiser la gestion de ses activités au quotidien,
notamment, la gestion de son planning, l'accueil, l'organisation des
déplacements, la préparation des réunions et de
conférence/visioconférence, la communication, le suivi et le
traitement des dossiers et du courrier, etc. C'est une
personne de confiance qui peut traiter des informations
confidentielles et à qui des missions variées à enjeux sont
confiées.
Positionnement
Rattaché au chef de service des Affaires générales, les missions
impliquent un travail régulier en lien avec les
directeurs, les chefs de service, les élus de la ville et de
l'agglomération et les représentants d'autres institutions.
Organisation du pool administratif
Dans l'organisation actuelle, le pool administratif de la direction
générale est composé de 4 assistantes.
Chaque assistante est amenée à réaliser des tâches administratives
générales récurrentes et gère de façon plus
spécifique l'agenda et les dossiers de l'un des directeurs généraux
ou les conseils municipaux.
En cas d'absence, la polyvalence est nécessaire.
Activités
* Gestion du courrier - arrivée - de la direction générale,
diffusion, gestion du courrier signalé,
* Accueil téléphonique et physique du secrétariat de direction,
* Traitement et diffusion des informations internes et externes,
* Gestion de l'agenda du directeur, organisation et préparation de
ses déplacements,
* Organisation et programmation de rendez-vous et de réunions en
présentiel et/ou en visio-conférence,
(invitations, réservation de salles, préparation des dossiers,
recherche et mise en forme d'informations,
envois de documents-),
* Préparation des documents pour les réunions et constitution des
dossiers complets sur les principaux
projets,
* Rédaction de courriers, mise en forme de notes internes,
comptes-rendus, conventions, actes
administratifs (délibérations, décisions) et toutes pièces
écrites liées à l'activité des domaines supervisés
par la direction générale,
* Aide à la préparation et au montage des dossiers gérés par la
direction : mise à jour régulière, dossier de
synthèse, classement papier et numérique dans le respect des
règles de nommage et d'archivage),
* Création et suivi de tableaux de bord,
* Interface RH en lien avec le chef de service : suivi des congés
du pool DG, des heures supplémentaires,
arrêts de travail, planning de s congés des chefs de services,
* Travail en collaboration avec les différents services municipaux,
les services de l'agglomération et les
interlocuteurs extérieurs,
* Participe aux différentes activités relevant du service des
affaires générales (suivi des fiches commissions,
conseils municipaux, arrêtés, décisions-.).
Catégorie statutaire
* Catégorie : C
* Filière : administrative
* Rifseep : 9
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste
* Remplacement d’un agent titulaire absent
* Poste à temps complet : 37h00 hebdomadaire,
* Amplitude horaire : de 8h30 à 18h00 du lundi au vendredi.
Possibilité d'heures supplémentaires selon l'activité du service.
Adjoint administratif territorial-AAT, Traducteur Institut national
de la santé et de la recherche médicale Direction générale,
Transports, Animation - jeunesse, Incendie,, Assistant.e de direction,
Ville de ALBI Définition du métier ou de la fonction
L'assistant.e de direction du pool administratif de la direction
générale a pour rôle principal d'assister un.e
directeur.trice général.e de la collectivité dans le but
d'optimiser la gestion de ses activités au quotidien,
notamment, la gestion de son planning, l'accueil, l'organisation des
déplacements, la préparation des réunions et de
conférence/visioconférence, la communication, le suivi et le
traitement des dossiers et du courrier, etc. C'est une
personne de confiance qui peut traiter des informations
confidentielles et à qui des missions variées à enjeux sont
confiées.
Positionnement
Rattaché au chef de service des Affaires générales, les missions
impliquent un travail régulier en lien avec les
directeurs, les chefs de service, les élus de la ville et de
l'agglomération et les représentants d'autres institutions.
Organisation du pool administratif
Dans l'organisation actuelle, le pool administratif de la direction
générale est composé de 4 assistantes.
Chaque assistante est amenée à réaliser des tâches administratives
générales récurrentes et gère de façon plus
spécifique l'agenda et les dossiers de l'un des directeurs généraux
ou les conseils municipaux.
En cas d'absence, la polyvalence est nécessaire.
Activités
* Gestion du courrier - arrivée - de la direction générale,
diffusion, gestion du courrier signalé,
* Accueil téléphonique et physique du secrétariat de direction,
* Traitement et diffusion des informations internes et externes,
* Gestion de l'agenda du directeur, organisation et préparation de
ses déplacements,
* Organisation et programmation de rendez-vous et de réunions en
présentiel et/ou en visio-conférence,
(invitations, réservation de salles, préparation des dossiers,
recherche et mise en forme d'informations,
envois de documents-),
* Préparation des documents pour les réunions et constitution des
dossiers complets sur les principaux
projets,
* Rédaction de courriers, mise en forme de notes internes,
comptes-rendus, conventions, actes
administratifs (délibérations, décisions) et toutes pièces
écrites liées à l'activité des domaines supervisés
par la direction générale,
* Aide à la préparation et au montage des dossiers gérés par la
direction : mise à jour régulière, dossier de
synthèse, classement papier et numérique dans le respect des
règles de nommage et d'archivage),
* Création et suivi de tableaux de bord,
* Interface RH en lien avec le chef de service : suivi des congés
du pool DG, des heures supplémentaires,
arrêts de travail, planning de s congés des chefs de services,
* Travail en collaboration avec les différents services municipaux,
les services de l'agglomération et les
interlocuteurs extérieurs,
* Participe aux différentes activités relevant du service des
affaires générales (suivi des fiches commissions,
conseils municipaux, arrêtés, décisions-.).
Catégorie statutaire
* Catégorie : C
* Filière : administrative
* Rifseep : 9
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste
* Remplacement d’un agent titulaire absent
* Poste à temps complet : 37h00 hebdomadaire,
* Amplitude horaire : de 8h30 à 18h00 du lundi au vendredi.
Possibilité d'heures supplémentaires selon l'activité du service.
Ressources ou compétences requises
Savoir et savoir-faire
* Rédiger et présenter des courriers, des comptes-rendu-
* Maîtriser les outils bureautiques et être ouvert.e à
l'évolution des outils et des technologies
* Analyser une situation et être force de proposition
* Disposer d'une bonne culture générale,
* Travailler en transversalité et capacité d'adaptation,
* Disposer d'une organisation méthodique,
* Faire preuve de rigueur et d'autonomie avec une capacité
d'anticipation.
Savoir-être
* Dynamique, volontaire,
* Sens de l'organisation et de la cohésion d'équipe,
* Sens affirmé du travail en équipe et qualité relationnelle,
sens de l'écoute et réactivité,
* Être attaché.e à l'intérêt général,
* Bonne présentation, discrétion et confidentialité
Profil – Formation – Expérience
* Formation en assistanat de gestion ou de direction ou une
expérience réussie de plusieurs années dans le métier d'assistante
de direction, bureautique ou secrétariat,
* Connaître le fonctionnement d'une collectivité,
* Maîtriser les outils de traitement de texte et tableurs,
* Maîtriser l'orthographe et la grammaire.