SECRETAIRE MEDICALE TEMPS COMPLET (ASSISTANT MÉDICO ADMINISTRATIF OU ADJOINT ADMINISTRATIF HOSPITALIER)

DESCRIPTIF PROFIL DE POSTE SECRETAIRE ENDOCRINOLOGIE CHUSE Le CHU de Saint Etienne recrute un(e) SECRETAIRE MEDICALE à temps complet pour le secrétariat : ENDOCRINOLOGIE – DIABETE- MALADIES METABOLIQUES - ANOREXIE MENTALE Libellé et adresse du service  HOPITAL NORD  CHU ST ETIENNE SERVICE D’ENDOCRINOLOGIE –DIABETE – MALADIES METABOLIQUES – ANOREXIE MENTALE POLE TEC BATIMENT A I. PRESENTATION DU SERVICE A. LIEUX D’EXERCICE Le service est composé de 4 unités fonctionnelles :  L’hospitalisation complète (UF 1054) : 9 lits au Bâtiment A niv 3 + 1 lit supplémentaire  L’hospitalisation se semaine (UF1055) : 9 lits au Bâtiment A niv 3)  L’hospitalisation de jour (UF 1056) : 5 cabines (sans hébergement) au Bâtiment A niv 1  L’hospitalisation en Radiothérapie Métabolique (UF1057): 2 chambres à l’ICLN niv. B. MISSIONS DU SERVICE LE DIABETE : Prévention, diagnostic, traitement  Phénotypage des diabètes notamment par test de tolérance à l’insuline  Education thérapeutique en hospitalisation ou en ambulatoire par une équipe pluridisciplinaire formée dans le cadre d’un programme autorisé par l’ARS  Prise en charge ambulatoire de la découverte de diabète de type 1  Prise en charge du diabète gestationnel en collaboration avec le service de gynéco-obstétrique et les sages-femmes libérales  Insulinothérapie par pompe externe en collaboration avec des prestataires à domicile  Insulinothérapie par pompe implantable  Prise en charge des pieds diabétiques et des maux perforants plantaires en collaboration avec la chirurgie cardiovasculaire, l'orthopédie et la radiologie. Consultation externe et d’urgence  Artériopathies (collaboration avec la chirurgie cardiovasculaire) LES PATHOLOGIES DE LA THYROIDE  Diagnostic, traitement et suivi des cancers thyroïdiens  Traitement des cancers thyroïdiens par iode radioactive (en collaboration avec le service de médecine nucléaire et l’équipe de soin d’oncologie à l’ICL)  Réalisation de bilans pré et post opératoires  Traitement des hyperthyroïdies en collaboration avec le service de médecine nucléaire  RCP cancer thyroïdien de la Loire LES PATHOLOGIES SEXUELLES  Induction de l'ovulation par pompe LHRH  Infertilités hormonales compliquées chez l'homme ou chez la femme  Prise en charge hormonale de la Trans identité LES PATHOLOGIES DE L'HYPOPHYSE /SURRENALES  Diagnostic et traitement  En collaboration avec la radiographie et la neurochirurgie et l’urologie  Bilans fonctionnels hormonaux pré et post opératoires  RCP hypophyse et Surrénales de la LOIRE L'ANOREXIE MENTALE / LES MAIGREURS CONSTITUTIONNELLES  Diagnostic et traitement en collaboration avec le service de psychiatrie du Pr Lang (hospitalisations pour bilan de retentissement ou avec contrat de reprise de poids)  Diagnostic différentiel  RCP avec le centre référent TCA L’OBESITE, La CHIRURGIE BARIATRIQUE  Bilan d’obésité  Bilans pré et post chirurgie de l’obésité (filière 100% CHU, coordonnée par Pr Germain)  Education thérapeutique obésité Chirurgie bariatrique  RCP chirurgie bariatrique LES URGENCES : essentiellement le diabète cétonique, le diabète gestationnel, les plaies du « pied diabétique », l’hyperthyroïdie FORMATION CONTINUE MEDICALE FORMATION CONTINUE PARAMEDICALE RECHERCHE CLINIQUE - sur patients et volontaires sains – Accréditation ARS – Equipe de recherche TCA Addictions et Poids Extrêmes TAPE – 1 Attaché de recherche clinique Plusieurs types de bilan sont proposés : en hôpital de jour, de semaine, en hospitalisation de nuit ou en week-end. L’hospitalisation complète permet de gérer les entrées non programmées en urgence ou semi-urgence. Après appel des médecins traitants ou des urgences du CHU, les patients sont inscrits sur une liste et re-convoqués par téléphone en fonction de la disponibilité des lits. Le service assure une assistance téléphonique 24h/24 pour tous les problèmes rencontrés par les patients ainsi qu’une fonction de conseil pour les professionnels de premier recours. EFFECTIFS Secrétaires 6 dont 1 secrétaire programmation hospitalisation et 0.5 archiviste HORAIRES D'OUVERTURE DU SECRETARIAT : * Secrétariat d’hospitalisation : 9h - 16h40 sans interruption du lundi au vendredi * Secrétariat général : o Du lundi au jeudi : 8h -18h sans interruption o Le vendredi : 8h -17h00 sans interruption o Un roulement est établi et géré par la secrétaire coordinatrice EFFECTIFS ET SITUATION DU SECRETARIAT : * 4 ETP secrétaires pour secrétariat général (4 ETP + 1 demi ETP) au 1er étage * 1 ETP secrétaire d’hospitalisation au 3ème étage * 0,50 ETP archiviste au 1er étage II. DESCRIPTIF DU POSTE Le secrétariat fonctionne avec une secrétaire coordinatrice. Chaque secrétaire a des taches communes et des taches propres définies. Le fonctionnement du secrétariat est régi par un règlement intérieur écrit par les secrétaires en collaboration avec le chef de service. Un recueil de toutes les procédures est à la disposition de tous permettant la continuité de service au secrétariat en toute occasion. TACHES COMMUNES AUX SECRETAIRES DU SECRETARIAT GENERAL: * Prise des rendez-vous de consultations des médecins, des diététiciennes, de la psychologue … dans le respect des règlements intérieurs médecins et secrétaires sur logiciel CHU Easily * Frappe des courriers de sorties d’hospitalisation et des consultations et des résultats bio dictées par le médecin sur Easily * Accueil téléphonique avec roulement. * Accueil physique / banque avec roulement. * Gestion du courrier départ / arrivée avec roulement. * Lecture de la boite mail secrétariat avec un roulement et d la boite mail zéro papier Easily avec roulement. * Codage des diagnostics médicaux par délégation du chef de service via Web100T. TACHES PROPRES AUX SECRETAIRES DU SECRETARIAT GENERAL : * Binôme secrétaire médecin défini pour les consultations et les résultats d’examens et révisions de dossier  Travail collaboratif / Communication directe à privilégier / Gestion agenda dans le respect des règlements intérieurs médecins et secrétaires * Gestion de 1 RCP par secrétaire en binôme avec un médecin * Gestion de l’ETP diabète et obésité chirurgie bariatrique et diabète gestationnel * Gestion des commandes papeterie et bureautique * Gestion spécifique de la consultation pansement pieds diabétiques, diététiciennes, psychologues * Gestion des dossiers protocoles * Gestion du matériel de consultation * Remplacement de l’archiviste si besoin III. EVALUATION ANNUELLE Elle est réalisée annuellement par le chef de service. IV. APTITUDES ET COMPETENCES ATTENDUES A. CONNAISSANCES  Savoir utiliser l’outil informatique et les logiciels WORD et EXCEL  Savoir utiliser les logiciels spécifiques du CHU : PLANLIT, GAM,…  Connaissances des techniques d’accueil téléphonique et physique  Connaissance et respect des règles de confidentialité  Connaissance et respect des règles d’hygiène et de sécurité  Connaissance du glossaire médical du service B. SAVOIR FAIRE  Respect du secret professionnel : l’agent n’est pas habilité à donner des renseignements sur l’état de santé d’une personne  Sens de l’organisation  Sens du travail en équipe pluridisciplinaire  Ecriture lisible et élocution compréhensible  Savoir transmettre par écrit ou par oral une information de manière précise et compréhensible  Savoir prendre des initiatives à bon escient et dans la limite de son rôle professionnel  Savoir travailler en autonomie  Connaître et respecter les limites de sa fonction et savoir solliciter le bon interlocuteur C. SAVOIR ETRE  Avoir le sens de la relation, de la communication et de l’écoute : o Savoir se présenter o Avoir une attitude d’écoute o S’adapter à son interlocuteur o Savoir poser les limites de sa fonction o Savoir maintenir une distance professionnelle o Esprit de tolérance et de respect, sans jugement  Savoir prioriser ses actions et être réactif  Etre discret, courtois et souriant  Savoir faire face à une attitude agressive de manière appropriée et professionnelle  Avoir le sens de la négociation de la diplomatie  Capacité de management pour la secrétaire coordinatrice  Etre capable de se remettre en question  Faire preuve d’une attitude ouverte et constructive  Participer à la vie du service et de l’institution PERSONNE À CONTACTER Mme Béatrice MAINARD Coordinatrice Secrétariats Médicaux CHU ST ETIENNE 42055 ST ETIENNE CEDEX 2 Email : beatrice.mainard@chu-st-etienne.fr