Assistante de Direction Etablissement et Projets F/H

L'Assistant(e) de direction assiste le directeur d’Etablissement ainsi que le Responsable de l’Entité Projets et Planification dans la réalisation de leurs missions, en organisant leurs plannings en fonction des priorités et en les déchargeant le plus possible des tâches administratives et de gestion. Il/elle a sa charge les missions suivantes : 1- Secrétariat * Assiste les personnes du service * Gère des agendas. * Organise la logistique déplacements-voyages et des rendez-vous (hôtels, transport…) en France ou à l’étranger : organisation matérielle, préparation des documents, ordres de missions, notes de frais, suivi et rédaction de compte rendu… * Etablit les ordres de mission, papiers de sécurité sociale, note de frais via CONCUR. * Etablit les fiches d’accueil des visiteurs et les demandes de prestations ELIOR. * Organise des réunions (réservation de salles, location d’équipement…) et assure la gestion du temps messagerie Outlook * Organise le classement, les archivages des documents physiques et /ou informatiques * Collecte, traite, saisit des informations sous forme de documents de synthèses (fichiers, graphiques, tableaux de statistiques, fiches documentaires…) * Enregistre et saisit informatiquement les données du service (mouvement du personnel, statistiques d’effectifs…) * Gère le courrier, fax, mails. * Assure l’achat et la gestion de fournitures de bureau Peut être amené(e) à travailler en binôme avec un(e) secrétaire, un(e) assistant(e) d’un autre service. 2- Achat * Effectue les demandes d’achats * Gère la réception et le déblocage comptable des facture 3- RH * Assure les relations avec le personnel, notamment dans les activités de gestion (planning, absences, congés, pointage, retraite...) * Collecte et enregistre les heures sur affaires et heures supplémentaires (SAP) ainsi que le pointage des structurels * Suit et gère les plannings du service. * Gère les plannings des CSE et CSSCT de l’établissement * Garante de la circulation de la documentation, de son stockage et de son archivage (Doc center) 4- Gestion financière * Veille au respect du budget avec l’aide de son supérieur hiérarchique. * Gère et suit les coûts des commandes de fournitures. * Peut participer aux différents Reporting. 5- Communication * Diffuse des informations internes et externes aux interlocuteurs concernés en fonction du degré d’importance. * Réalise des supports et documents de présentations. * Organise, avec l’aide d’autres services, des réunions, congrès ou autres évènements. * Assure la réception, l’orientation et la transmission ou le filtre des communications téléphoniques 6- Correspondant Informatique * Effectue les demandes d’accès et de matériel informatique * Etablir les ticket Request pour EURIWARE (logiciel USD) pour les demandes de matériel, réseaux, etc.. * Apporte une assistance générale à l’usage CONCUR PROFIL Vous possédez un BAC+2 ou un Bac pro avec des expériences équivalentes. Vous possédez les compétences suivantes : * Connaissances en anglais * Maîtrise des outils informatiques de bureautique ou spécifiques (Word, Excel, Power Point, SAP, CONCUR, messagerie…) * Connaît le langage technique du domaine d'activité (commercial, production, paie...). * Maîtrise de la langue française à l’écrit comme à l’oral (Aisance rédactionnelle) * Bon relationnel * Organisation, rigueur et réactivité * Adaptabilité et flexibilité (est capable de gérer simultanément les activités en cours et les demandes diverses (téléphone, visites) provenant de l'entreprise, de l'extérieur ou du responsable hiérarchique) * Discrétion * Autonomie LOCALISATION DU POSTE LOCALISATION DU POSTE France, Hauts-de-France, Nord (59) SITE Jeumont DÉPLACEMENTS Non DURÉE DU CONTRAT EN MOIS 1 CRITÈRES CANDIDAT NIVEAU D'ÉTUDES MIN. REQUIS Baccalauréat NIVEAU D'EXPÉRIENCE MIN. REQUIS 1ère expérience (1 à 5 ans) NIVEAU D'EMPLOI ETAM CE POSTE EST-IL OUVERT AUX CANDIDATS EN SITUATION DE HANDICAP ? Conformément aux engagements pris par Framatome en faveur de l'accueil et de l'intégration des personnes en situation de handicap, cet emploi est ouvert à toutes et à tous sous réserve de l'accord de la médecine du travail INFORMATIONS ADDITIONNELLES POSTE SOUMIS À ENQUÊTE ADMINISTRATIVE Non POSTE AUTORISANT LE DÉPISTAGE DES STUPÉFIANTS DANS LE CADRE DE LA PRÉVENTION DES ADDICTIONS Non POSTE SOUMIS À AUTORISATION AU TITRE DU CONTRÔLE DES EXPORTATIONS Non