Gestionnaire des emplois du temps et des plannings -SESS-STAPS
Detail de l'annonce :
Type de poste :
vacant
Catégorie :
C
Grand domaine :
Scolarité / formation
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage
SITE GEOGRAPHIQUE
La Pyramide
COMPOSANTE / DIRECTIONS / SERVICE
Faculté des sciences de l'éducation sciences sociales et STAPS
CORPS
Technicien / Secrétaire d'administration /Bibliothécaire adjoint
spécialisé ou Assistant des bibliothèques
DÉPARTEMENT / EQUIPE DE RECHERCHE / SERVICE
Service scolarité - Planning
EMPLOI TYPE / REFERENS
Technicien-ne en gestion administrative
MISSIONS
Sous la responsabilité du la Responsable de scolarité adjoint de
l’UFR, il assure la gestion et le suivi des emplois du temps et des
salles concernant les formations du département Sciences de
l’Éducation sur le logiciel ADE. Il accueille et oriente dans leurs
démarches les interlocuteurs internes et externes. Il traite et
transmet des informations concernant les emplois du temps.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Gestion des emplois du temps et des salles de cours :
* Modéliser, mettre à jour la base de données ADE en fonction du
contrôle des connaissances : paramétrer par semestre, toutes les
activités sur le logiciel ADE, en suivant la structure de l’offre
de formation de l’UFR : année de formation, diplôme, mention,
spécialité, parcours, options, UE, ECUE, type (CM, TD…), groupes,
durées, enseignants, codes VET, code composante
* Effectuer l’analyse des emplois du temps : contrôler leur
cohérence avec le contrôle des connaissances, faire remonter les
éventuelles erreurs ou incohérences
* Affecter les salles pour chacun des emplois du temps gérés,
concernant chaque formation et chaque groupe, sur le logiciel ADE ;
affecter les enseignants et les ressources matérielles, et en assurer
le suivi pour toutes les formations SESS et STAPS
* Assurer la gestion des demandes ponctuelles et les aspects
logistiques des locaux pédagogiques liés à la réservation des
salles avec le service patrimoine sur place et sur les autres sites
* Transmettre les différentes informations concernant toutes les
demandes de réservations aux différents interlocuteurs : scolarités
et enseignants
* Assurer le suivi de la gestion des emplois du temps (modification
des demandes, du placement des activités) puis transmettre les
informations aux différents interlocuteurs
* Accueillir, informer et orienter les enseignants, les étudiants et
les interlocuteurs internes et externes ; rechercher et trouver des
solutions en cas de difficultés ou des solutions alternatives
Élaboration des emplois du temps de Licences Sciences de
l’éducation :
* En conformité avec les contrôles des connaissances validés par
la CFVU, en lien avec les responsables pédagogiques et les
responsables d’enseignement et sous le contrôle du responsable de
scolarité adjoint, saisir et mettre à jour des bases de données
dédiées à l'élaboration des emplois du temps pour chaque groupe
* Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation
des interlocuteurs internes et externes
* Traiter et diffuser des informations auprès des usagers
Participer à la collecte des documents nécessaires au suivi de la
démarche qualité de la composante :
* Classer et archiver des documents
* Enregistrer et suivre les de réclamations
* Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails…)
* Retranscrire des informations orales à l’écrit
* Appliquer la réglementation imposée dans son domaine
d’activité
ACTIVITÉS ASSOCIÉES
* Participation aux dossiers transversaux, notamment en cas de pic
d’activité d’un service qui nécessite la collaboration de tous
pour réaliser les objectifs de l’UFR
* Élaborer des statistiques concernant l’utilisation des locaux
pédagogiques
* Assurer la continuité de service en prenant en charge en cas
d’absence momentanée des différentes demandes adressées au
collègue effectuant les missions du pole des plannings
* Classer et archiver les documents et informations
COMPÉTENCES REQUISES
_Connaissances_
* Connaissance générale du système éducatif de l’enseignement
supérieur, de l’organisation et fonctionnement de l’université,
de l’offre de formation de l’UFR et de la diversité des publics
* Connaissance du domaine de spécialité (formation continue et VAE)
* Connaissance générale de la réglementation et des programmes de
financement de la formation continue
_Savoir-faire_
* Techniques d'élaboration de documents
* Techniques d'accueil téléphonique et physique
* Culture internet
* Techniques de communication
* Connaître l’environnement bureautique, maîtriser la pratique
des logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur…)
* Contrôler la qualité et la cohérence des données saisies et
assurer une veille permanente sur les données propres au domaine de
gestion de la formation continue et par l’apprentissage.
* Savoir organiser, mettre à jour et classer les documents
* Accueillir les publics concernés
* Traiter administrativement des documents
* Suivre un retroplanning, collecter des documents
* Polyvalence
_Savoir-être_
* Sens de l’accueil
* Excellent relationnel
* Aptitude à travailler en équipe
* Réactivité
* Sens de l'organisation
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Environnement professionnel et contexte de travail :
* L’activité s’exerce au sein de l’UFR des sciences de
l’éducation, des sciences sociales et des sciences et techniques
des activités physiques et sportives (SESS-STAPS) composée de deux
départements : sciences de l’éducation et sciences sociales (SESS)
et sciences et techniques des activités physiques et sportives
(STAPS)
Formation et expérience professionnelle souhaitable :
* Dans les domaines de la formation et gestion administrative
CONDITIONS DE RECRUTEMENT :
Poste à pourvoir dès que possible, ouvert :
* aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de
renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des
techniciens de recherche et de formation, soit à partir de 1285 €
net/mensuel, selon profil
* Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à :
recrutement.biatss@u-pec.fr