Assistant.e en gestion financière et comptable (H/F)

Date Limite Candidature : jeudi 4 novembre 2021 Assurez-vous que votre profil candidat soit correctement renseigné avant de postuler. Les informations de votre profil complètent celles associées à chaque candidature. Afin d’augmenter votre visibilité sur notre Portail Emploi et ainsi permettre aux recruteurs de consulter votre profil candidat, vous avez la possibilité de déposer votre CV dans notre CVThèque en un clic ! INFORMATIONS GÉNÉRALES Référence : UMR8104-MARETO-005 Lieu de travail : PARIS 14 Date de publication : jeudi 14 octobre 2021 Type de contrat : CDD Technique/Administratif Durée du contrat : 12 mois Date d'embauche prévue : 15 novembre 2021 Quotité de travail : Temps complet Rémunération : Entre 2005 et 2141 euros bruts mensuels pour une expérience entre 1 et 4 ans Niveau d'études souhaité : Bac+2 Expérience souhaitée : 1 à 4 années MISSIONS Au sein de l'Institut Cochin, du pôle de gestion administrative et financière, sous la responsabilité du Secrétaire général, l'assistant-e en gestion administrative prend en charge la gestion administrative et financière des équipes placées sous sa responsabilité. L'Institut Cochin comprendra fin 2021 41 équipes de recherche, 11 plateformes et services communs, regroupe plus de 650 personnes réparties sur 4 bâtiments. ACTIVITÉS * Gérer et suivre les ressources des équipes placées sous sa responsabilité : * Établir le suivi financier des crédits des équipes, concevoir et mettre à jours les tableaux de bord nécessaires au suivi des crédits * Conseiller, informer et alerter les équipes de recherche concernant la consommation de leurs ressources * Piloter les activités et rendre compte à l'aide de tableaux de bord (reporting) * Saisir, engager, contrôler et réceptionner les commandes des équipes (engagement des commandes, imputation des dépenses, suivi des factures litigieuses, règlement des litiges avec les fournisseurs, relance des fournisseurs) * Gérer et suivre les contrats de recherches sur financements externes * Établir la préparation budgétaire des équipes et des crédits du bâtiment, en suivre l'exécution * Organiser les déplacements des personnels (saisie des ordres de missions et des états de frais de déplacement, réservation des hôtels et des billets de transport) * Établir les procédures d'achats selon la réglementation * Accueillir, informer et orienter les personnels dans leurs démarches administratives * Transmettre les informations pratiques sur les procédures administratives, financières et/ou comptables, sur l'évolution de la législation et de ses conséquences • Élaborer les conventions de stage et, le cas échéant, mettre en place le paiement mensuels des gratifications • Organiser et alimenter les bases de données selon les instructions reçues * Travailler en lien avec les services administratifs des tutelles * Constituer, gérer et mettre à jour un fonds documentaire administratif * Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe * Assurer le classement et l'archivage des pièces justificatives des opérations Financières Établir, à partir du système d'information de l'Institut, les états et bilans comptables et/ou financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité COMPÉTENCES Connaissances : • Connaissances générales de secrétariat et de gestion administrative • Connaissances en gestion budgétaire * Connaissances de la recherche publique, des EPST, universités * Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) et la navigation sur internet * Anglais apprécié * Utiliser des logiciels de gestion dédiés des trois tutelles (Safir, Geslab, Sifac en particulier) Savoir-Etre • Savoir planifier son activité, hiérarchiser les tâches, prioriser les actions • Informer et rendre compte • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée • Rechercher les informations * Savoir rédiger des documents simples et maîtriser l'orthographe • Etre organisé • Savoir appliquer des règles de gestion à des cas courants * Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes Aptitudes * Organisation, méthode et rigueur dans la gestion quotidienne * Respect de la confidentialité * Ponctualité * Disponibilité * Autonomie * Excellentes qualités relationnelles CONTEXTE DE TRAVAIL  L'Institut Cochin est un centre de recherche qui compte 650 personnes, 38 équipes de recherche (+3 nouvelles en 2021) et 11 plateformes technologiques de pointe ; il a pour Tutelles l'Inserm, l'Université de Paris et le CNRS et travaille en lien étroit avec les services du groupe hospitalo-universitaire AP-HP.Centre-Université de Paris (hôpital Cochin). Les recherches portent, tant sur le plan fondamental que clinique, sur les mécanismes impliqués dans les maladies infectieuses, auto-immunes, endocrines et métaboliques, le cancer, les pathologies de la reproduction et du développement. L'Institut est localisé sur 4 bâtiments sur le campus de l'hôpital et de la faculté de médecine sur 16 000m². Le service de gestion est composé d'un pôle de gestion RH, d'un pôle de gestion administrative et financière des équipes de recherche et d'un pôle de gestion des plateformes. Le pôle de gestion administrative et financière des équipes de recherche se compose de 10 gestionnaires dont 4 ont des fonctions transversales et notamment la gestion des bâtiments. Moyens mis à disposition (appareillage, informatique…) Ordinateur, imprimantes, outils de gestion des 3 tutelles Principaux interlocuteurs (réseau relationnel) Les équipes de recherche sous la responsabilité du gestionnaire et plus généralement les équipes de recherche de l'Institut / L'équipe de gestionnaires / Les gestionnaires des tutelles /