Secrétaire / Assistant(e) (Maitrise d'ouvrage) H/F

L'assistant(e) assure le secrétariat du manager et supervise la gestion administrative et matérielle du service. Il/elle organise et coordonne, pour le manager la transmission et la rédaction des informations et s'assure de la cohérence et de la présentation des informations et documents produits par le service. PRINCIPALES ACTIVITÉS : GESTION ET PLANIFICATION : organiser les agendas du manager en tenant compte des priorités. Gérer les appels, prendre les messages et/ou orienter son interlocuteur vers le bon destinataire. organiser et planifier les réunions internes comme externes, en effectuer le compte rendu. Transmettre les consignes et informations aux différents collaborateurs concernés, s'assurer de la tenue des délais puis en centraliser les informations pour constituer les dossiers. ORGANISATION ET GESTION DE L'INFORMATION : réceptionner le courrier, les parapheurs, mails et assurer le suivi de la traçabilité des documents (reporting), préparer les éléments de réponse. Assurer la gestion matérielle et administrative de dossiers en amont de réunions impliquant plusieurs interlocuteurs (constitution physique des dossiers, classement, archivage) gestion des dossiers de comités. PRISE EN CHARGE DE DOSSIERS : co rédaction et mise en forme de divers documents dans les délais impartis tels que documents de présentation sur powerpoint, références projets. Gestion des marchés, commandes et factures sur IKOS, contribue au suivi budgétaire du service. Montage de visites de sites en lien avec la direction du développement. Enregistrement des candidatures sur Archie (application PH) dans le cadre des consultations de maîtrise d'oeuvre. BAC+2/3 dans le domaine de l'assistanat ou 3 ans d’expérience dans le domaine de la gestion immobilière, la comptabilité ou l’assistanat Diplomatie, rigueur et très bonne organisation personnelle. Gestion des priorités et respect des délais. Adaptabilité, disponibilité et bon relationnel Très bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, ppt et SI IKOS)