assistant(e) administratif(ve) sport et jeunesse h/f

PRÉSENTATION DE L'EMPLOYEUR / FINALITÉ DU POSTE / CONTEXTE Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 180 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard d’euros. Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c’est rejoindre une équipe qui s’investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnement… participez à l’évolution et à la construction de l’avenir d’un des départements les plus attractifs de France ! Finalité du poste / Contexte : Placé sous la responsabilité de la Chef de Service Soutien au mouvement sportif, dans la Direction Tourisme et Sports, l’assistant(e) administratif(ve) exécute les tâches administratives qui lui sont confiées en fonction de l’activité du service et participe aux missions de secrétariat et d’accueil. MISSIONS PRINCIPALES Au quotidien voici les missions sur lesquelles vous interviendrez : Au sein de l’équipe et du service : Secrétariat du Service Soutien au mouvement sportif * Enregistrement du courrier arrivé et gestion des Accusés Réception * Accueil physique, téléphonique et par courriel * Courrier départ : rédaction des notifications et des conventions, enregistrement, mise sous parapheur, envoi, suivi. * Organisation des réunions et plannings du service * Saisie des délibérations dans le logiciel des actes * Création des tiers bénéficiaires dans le logiciel de comptabilité * Participer aux tâches administratives de la Direction : saisie et mise en forme sous traitement de textes, tableurs et diaporamas, classement et archivage des dossiers, en complément des équipes (intérim, congés, pics d’activité) * Gestion des demandes de subventions dématérialisées Instruction des demandes de subvention en matière de Sport et de Jeunesse * Participe à l’instruction des dispositifs sport et jeunesse : envoi des formulaires et modalités, traitement des informations, relances, création des tiers, saisie des délibérations, saisie des notifications et conventions, mise à jour des tableaux de bord, vérification du service fait et des contreparties image. COMPÉTENCES, QUALITÉS REQUISES / CONDITIONS D'EXERCICE Pour réussir sur ce poste vous disposez nécessairement de ces savoir-faire justifiés par une expérience : * Maîtrise des outils informatiques : suite bureautique dont PowerPoint, Word et Excel * Aisance des logiciels métiers serait un plus : comptabilité (E-Sedit), e-parapheur et actes (Acropolys), * Maîtrise des techniques de secrétariat Vos savoir-être sont le / la : * Rigueur * Organisation * Capacité à mener plusieurs projets simultanément * Discrétion * Sens du travail en équipe * Aptitudes rédactionnelles * Esprit d'initiative, d'analyse, de synthèse, sens de la communication * Savoir restituer à sa hiérarchie Ce poste nécessite des conditions d'exercice particulières dont vous devez tenir compte : * Résidence administrative ANNECY * Peut être amené ponctuellement à participer à des évènements sportifs et de rayonnement de la Direction * Temps plein Si vous vous reconnaissez dans ce poste, le Département attend votre candidature avant le 20 juillet 2022..