GESTIONNAIRE ET SECRETAIRE ADMINISTRATIF DE FORMATION (F/H)

DESCRIPTIF Le Centre hospitalier Charles Perrens recrute un Gestionnaire et secrétaire administratif de formation (F/H) dès que possible à temps plein. Vous aurez pour mission: Gérer et mettre en œuvre, au plan administratif et financier, le plan de formation continue du personnel médical et non médical en complémentarité avec les autres gestionnaires, la responsable formation professionnelle, l’IFAPS (organisme de formation du Centre Hospitalier) et les différents partenaires internes et externes. Collaborer avec la responsable formation professionnelle afin d’assurer le secrétariat du service. Vos activités seront: Assurer la mise en oeuvre du plan de formation * création des dossiers formations (saisie du dossier, saisie des coûts, création de la demande de prise en charge, suivi de la formation, correspondance) * engagement financier sur le logiciel après signature convention Traiter les aspects administratifs et financiers via le logiciel Gesform * recensement des inscriptions * émission des ordres de missions, des feuilles d’émargement * traitement des conventions, factures, titre de recettes, relances * solder les dossiers autant administrativement que financièrement Gérer les aspects logistiques * réservation des salles et matériels, ouvertures et fermetures des salles de formation * accueil, accompagnement des formateurs et recueil des évaluations « à chaud » en l’absence du responsable formation Instruire les demandes de formation individuelles : congé de formation professionnel, études promotionnelles, bilan de compétences, validation des acquis de l’expérience, Compte personnel de formation, dossier FIPHFP… * recueil et recensement à l’aide des tableaux de bord * traitement et mise en œuvre des demandes * suivi et clôture Suivi des budgets formation et des engagements financiers : * mise à jour et réajustement des engagements financiers * traitement des demandes * de remboursement de frais de déplacement des agents, * d’avances de frais * des titres de recette * des traitements Renseigner les documents et suivre l'activité : * mise à jour des tableaux de bord, * réalisation de tableaux de bords ponctuels, * préparation de documents de travail divers (extractions pour des projets, pour les Commissions formation …) * relevé des données en vue de statistiques, * communication de données statistiques en vue du bilan social et du rapport d’activité Archiver les documents en lien avec la réglementation : conventions, programmes, plans, actions réalisées, offre de formation, factures Assurer les fonctions de secrétariat du service développement professionnel : * réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques * accueil physique des intervenants, stagiaires et agent * prise de rendez vous agendas * rédaction de courriers internes et externes * traitements et mise en forme de documents, rapports, courriers, fiches-procédures Expérience souhaitée dans le domaine de la formation Spécificités du poste: * Horaire de travail : 8H30 à 16H15 * Présence obligatoire d’un des agents durant les horaires d’ouverture du service PERSONNE À CONTACTER Marie-Hélène GILBERT Email : recrutement@ch-perrens.fr