Assistant(e) Administratif(ve) d'Equipe de Recherche

TYPE DE CONTRAT : Mobilité ou CDD CONTRAT RENOUVELABLE : Oui NIVEAU DE DIPLÔME EXIGÉ : Bac + 2 ou équivalent FONCTION : Personnel des fonctions support (IT) CORPS D'ACCUEIL : Technicien de la Recherche (TR) A PROPOS DU CENTRE OU DE LA DIRECTION FONCTIONNELLE Le centre Inria d’Université Côte d’Azur compte 36 équipes de recherche, ainsi que 7 services d’appui à la recherche. Le personnel du centre (500 personnes environ dont 320 salariés Inria) est composé de scientifiques de différentes nationalités (250 personnes étrangères sur 50 nationalités), d’Ingénieurs, de Techniciens et d’Administratifs. 1/3 du personnel est fonctionnaire, les autres sont contractuels. La majeure partie des équipes de recherche du centre sont localisées à Sophia Antipolis et Nice dans les Alpes-Maritimes. Quatre équipes sont implantées à Montpellier et une équipe est hébergée par le département d'informatique de l'université de Bologne en Italie. Inria est membre fondateur d’Université Côte d'Azur et partenaire de l’I-site MUSE porté par l’Université de Montpellier. CONTEXTE ET ATOUTS DU POSTE PRÉSENTATION DU SERVICE Le poste est rattaché au Service des Assistantes d’Equipes de Recherche (SAER) qui est dirigé par la Responsable des Assistantes d’Equipes de Recherche (RAER). L'assistant(e) d’équipes de recherche (AER) exerce ses fonctions au sein d’une ou plusieurs équipes-projets de recherche. Il/Elle est placé sous l’autorité hiérarchique de la RAER et sous l’autorité fonctionnelle du/des responsables d’équipes de recherche (son activité lui étant essentiellement confiée par les responsables scientifiques pour lesquels il/elle travaille). L'Assistant(e) d’Equipes de Recherche (AER) exerce également des activités transverses pour le bénéfice du SAER ou pour le collectif du centre. MISSION CONFIÉE L'AER assure un rôle d’interface entre les équipes de recherche et les services partenaires dans un environnement de travail international. Il/Elle a particulièrement la charge d’apporter un soutien de proximité au(x) responsables(s) des équipes de recherches et à leurs membres. A ce titre, il/elle apporte conseil et aide à la gestion dans les domaines budgétaires, financier, RH, communication et contribue au fonctionnement général de l’équipe en garantissant le respect des procédures Inria. Véritable pivot de communication au sein des équipes, l’AER est en interface directe avec les services supports d’Inria et en lien avec les services des partenaires. PRINCIPALES ACTIVITÉS COORDINATION ADMINISTRATIVE DE L’ÉQUIPE * Planifier et organiser les activités administratives * Garantir la bonne application des procédures * Contribuer à la qualité et au respect des délais, gérer les aléas et les priorités ASSISTANCE DE PROXIMITÉ AUX ÉQUIPES * Aider et conseiller les chercheurs sur les procédures à mettre en œuvre * Assister les chercheurs dans leurs activités transverses * Accompagner les chercheurs pour la prise en main des différents outils GESTION RH * Initier les dossiers d'accueil des personnels non permanents rémunérés et non rémunérés * Constituer et gérer les dossiers de recrutement des stagiaires gratifiés * Préparer l'arrivée et l’intégration des nouveaux entrants * Informer les personnels de l'équipe dans leurs démarches RH GESTION BUDGÉTAIRE, FINANCIÈRE ET CONTRACTUELLE * Assurer le suivi des différents budgets alloués et réaliser des états à date du budget * Participer aux réunions budgétaires de l’équipe * Contrôler et valider les déplacements des membres des équipes * Organiser les déplacements des invités * Établir les demandes d’achat et assurer le service fait COMMUNICATION, RELATIONS EXTÉRIEURES ET ÉVÈNEMENTIELLE * Assurer l’interface et faciliter les relations de travail entre les équipes, les différents services, les acteurs sociaux et les différents partenaires extérieurs * Organiser et/ou participer à différents évènements scientifiques internes ou externes (workshops, conférences, symposium...) * Mettre à jour les sites Web et intranet COMPÉTENCES FORMATION : NIVEAU BAC+2 OU EXPÉRIENCE SIGNIFICATIVE EN ASSISTANAT DE DIRECTION SAVOIR Connaître l’environnement de la recherche et ses composantes (statuts des personnels, procédures et financement de la recherche, règles budgétaires) SAVOIR-FAIRE * Maîtriser les outils de bureautique et les outils spécifiques de gestion * Savoir planifier et respecter les délais * Savoir évaluer et hiérarchiser les besoins et les priorités * Travailler en équipe * Savoir rédiger (notes, comptes-rendus, courrier) * Maîtriser l’anglais écrit et oral SAVOIR-ÊTRE * Faire preuve d’écoute et de sens du service * Faire preuve d’autonomie, de proactivité et de réactivité * Savoir mettre en œuvre une communication et une posture adaptées aux différents interlocuteurs et situations * Savoir respecter la confidentialité AVANTAGES * Restauration subventionnée * Transports publics remboursés partiellement * Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement) * Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail * Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.) * Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria) * Accès à la formation professionnelle * Sécurité sociale RÉMUNÉRATION A partir de 1722€ brut mensuel (selon expérience et diplôme)