ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)- Titulaire et/ou contractuel

Pour le Pôle Solidarités, Direction de l’Enfance et de la Famille, Service Enfants et Adultes Vulnérables MISSIONS DU POSTE : Assiste le chef de service et son adjointe dans le traitement du courrier et des dossiers reçus à la cellule de recueil, de traitement et évaluation des informations préoccupantes Assure la gestion et le suivi administratif des dossiers relevant des Informations Préoccupantes enfants Assure l'accueil téléphonique des usagers et partenaires ACTIVITÉS PRINCIPALES : Réception et Traitement du courrier Collecte des informations préoccupantes reçues par courrier, par fax, par courrier électronique Vérification de la conformité des documents utilisés pour le recueil et des procédures utilisées Retours vers les expéditeurs si nécessaire, transfert vers les destinataires pour évaluation Enregistrement et classement des informations reçues Envoi vers le parquet des rapports d'évaluation et traitement des courriers reçus du parquet Réception des rapports d'évaluation et traitement administratif Réception des appels téléphoniques d'usagers signalant une information préoccupante et transferts vers les travailleurs sociaux AUTRES ACTIVITÉS : Archivage des dossiers Secrétariat ordinaire (organisation et compte rendus de réunions, gestion déplacements) Saisie des informations préoccupantes sur la base de données Statistiques, réalisation de powerpoint RELATIONS FONCTIONNELLES : INTERNES : Référents administratifs ASE des EDeS, Services du Conseil Départemental EXTERNES : Greffes TGI, Secrétariats de tous services, partenaires dans le domaine de la protection de l'enfance Adjoint administratif territorial-AAT, Traducteur Institut national de la santé et de la recherche médicale , ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F), CONSEIL DEPARTEMENTAL DU VAUCLUSE Pour le Pôle Solidarités, Direction de l’Enfance et de la Famille, Service Enfants et Adultes Vulnérables MISSIONS DU POSTE : Assiste le chef de service et son adjointe dans le traitement du courrier et des dossiers reçus à la cellule de recueil, de traitement et évaluation des informations préoccupantes Assure la gestion et le suivi administratif des dossiers relevant des Informations Préoccupantes enfants Assure l'accueil téléphonique des usagers et partenaires ACTIVITÉS PRINCIPALES : Réception et Traitement du courrier Collecte des informations préoccupantes reçues par courrier, par fax, par courrier électronique Vérification de la conformité des documents utilisés pour le recueil et des procédures utilisées Retours vers les expéditeurs si nécessaire, transfert vers les destinataires pour évaluation Enregistrement et classement des informations reçues Envoi vers le parquet des rapports d'évaluation et traitement des courriers reçus du parquet Réception des rapports d'évaluation et traitement administratif Réception des appels téléphoniques d'usagers signalant une information préoccupante et transferts vers les travailleurs sociaux AUTRES ACTIVITÉS : Archivage des dossiers Secrétariat ordinaire (organisation et compte rendus de réunions, gestion déplacements) Saisie des informations préoccupantes sur la base de données Statistiques, réalisation de powerpoint RELATIONS FONCTIONNELLES : INTERNES : Référents administratifs ASE des EDeS, Services du Conseil Départemental EXTERNES : Greffes TGI, Secrétariats de tous services, partenaires dans le domaine de la protection de l'enfance SAVOIRS FAIRE (ÊTRE CAPABLE DE) : Procéder au classement Effectuer le tri et sélection selon la gravité, hiérarchiser l'urgence des dossiers Utiliser les logiciels de traitement de texte et de tableur, de base de données SAVOIRS (CONNAISSANCES DE / EN-) : Connaissances générales de la législation ASE (loi de mars 2007 et mars 2014) Connaissance des procédures à suivre en matière de gestion des dossiers enfance en danger Connaissance du fonctionnement des tribunaux pour l'enfance et des parquets des mineurs Rigueur et souci de continuité dans le traitement des dossiers Discrétion et respect du secret professionnel TEMPS DE TRAVAIL : 100 % * Autres contraintes : Horaires (permanence téléphonique + traitement des urgences) * Lieu de travail : 6 Boulevard Limbert - 84000 AVIGNON Conseil départemental de Vaucluse – CS 60516 – 84909 Avignon Cedex 09