chargé d'accueil h/f

Sous la responsabilité de la responsable du pôle « accueil / hôtellerie » de l’établissement, et en interaction avec les autres membres de l’équipe, le/la chargé(e) d’accueil assure l’accueil des groupes et la gestion hôtelière en renfort de l’équipe actuelle, composée de la responsable de pôle et de deux chargées d’accueil. Ses différentes tâches et activités sont les suivantes : * Gérer les dossiers administratifs : * Préparer l’arrivée des groupes (effectifs, type d’hébergement, restauration, données de facturation, déroulé du séjour…) en lien avec le responsable de chaque groupe * Actualiser le planning d’occupation des salles de réunion, des espaces communs et des chambres, via le logiciel hôtelier (VEGA) et les plannings communs sous excel * Anticiper les plannings de ménage et de restauration en lien avec les traiteurs et la société de ménage * Assurer l’accueil dans sa dimension relationnelle : * Assurer l’accueil téléphonique des organisateurs une fois leur séjour réservé * Accueillir les groupes au début de leur séjour, donner les consignes pratiques et répondre à leurs besoins durant leur séjour * S’assurer du bon déroulement des repas * Assurer les liens avec le personnel de restauration, de ménage et les livreurs de la société de blanchisserie * Accompagner les clients jusqu’à la facturation de leur séjour et recueillir leur satisfaction : * Vérifier en fin de séjour l’état des locaux, des chambres, et des salles de réunion * Mettre à jour les données de facturation sur le logiciel de réservation hôtelier et envoyer la facture finale au correspondant du groupe * Recueillir les éléments de satisfaction des groupes via un questionnaire en ligne Poste à temps complet (35h) en horaires variables entre 7h et 21h en semaine et week-ends suivant le planning et les roulements d’équipe. Le poste implique une forte adhésion au projet de l’association. De formation initiale dans les métiers du tourisme ou de l’hôtellerie, vous disposez d’une première expérience réussie dans la gestion hôtelière et l’accueil de groupe. Vous maîtrisez les outils informatiques (Word, Excel, Outlook) et avez un sens aigu de l’organisation (capacité à organiser les plannings de salles, chapelle, l’affectation des chambres...). La connaissance d’un logiciel hôtelier (VEGA en particulier) est un plus. Vous êtes doué d’une bonne capacité d’écoute et d’adaptation, et faites montre de souplesse face aux aléas et imprévus. Vous avez le sens du relationnel client et du travail en équipe. Vous savez vous adapter et gérer les urgences. Réactif(ve), curieux(se) et débrouillard(e), vous aimez découvrir de nouveau environnements et apprenez vite. Si vous êtes intéressé(e), merci d'envoyer votre CV ainsi que votre lettre de motivation.