assistante ou assistant de gestion à télécom paris cdi

CRITÈRES DE L'OFFRE * Assistant de gestion (H/F) * Palaiseau (91) * CDI * Temps Plein * Secteur : Enseignement, Formation * Expérience requise : 3-5 ans * Domaines d'expertise : Excel , Ms word , Ppt , Outils bureautiques , Telecom * Niveau d'études : Bac. Général , Bac+2 * Télétravail occasionnel accepté L'ENTREPRISE : TÉLÉCOM PARIS _Télécom Paris, école de l’IMT (Institut Mines-Télécom) et membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris, est une grande école du top 5 des écoles d’ingénieurs généralistes françaises. Institution à « taille humaine » mais à forte composante internationale, Télécom Paris est reconnue pour sa proximité avec les entreprises. Cette école publique garantit une excellente employabilité dans tous les secteurs et apparait comme la 1ère grande école d’ingénieurs sur toute la verticale du numérique (des couches matérielles jusqu’aux usages)._ _Avec des enseignements d’excellence et une pédagogie innovante, Télécom Paris est au cœur d'un écosystème d'innovation unique, fondé sur l’interaction et l’importance du mode projet dans sa formation d’une part, et de l’autre part sur sa recherche interdisciplinaire. Ses enseignants-chercheurs sont affiliés à deux laboratoires de recherche: d'une part, le laboratoire LTCI qui est présenté par le HCERES comme une unité phare dans le domaine des sciences du numérique avec un rayonnement remarquable à l’international; et d'autre part, le laboratoire i3, Institut interdisciplinaire de l’Innovation (I3 - UMR 9217 du CNRS), qui poursuit un programme de recherche multidisciplinaire centré sur l’innovation dans le cadre d'une collaboration avec l’École Polytechnique et Mines ParisTech._ _Basée à Palaiseau, au cœur du campus de l’Institut Polytechnique aux côtés de l’École polytechnique, de l’ENSTA, de Télécom Sud Paris et de l’ENSAE, Télécom Paris est également dotée d’un incubateur basé à Paris au cœur de l’écosystème français des start-ups._ _ _ _Télécom Paris se positionne comme le laboratoire à ciel ouvert de tous les grands défis technologiques et sociétaux : intelligence artificielle, informatique quantique, IOT, cybersécurité, grands équipements numériques (Cloud), 5G/6G, Green IT._ https://www.telecom-paris.fr/ * DESCRIPTION DU POSTE ACTIVITÉS PRINCIPALES 1. ASSISTER LE CADRE ADMINISTRATIF DANS LA GESTION ADMINISTRATIVE, COMPTABLE, FINANCIÈRE ET LOGISTIQUE DU DÉPARTEMENT COMELEC * Gestion administrative * Assure la gestion administrative des dossiers d’inscriptions et réinscriptions en thèse : constitution et envoi des dossiers, gestion des soutenances de thèse en lien avec l’école doctorale * Gère les demandes de recrutement des personnels non permanents sur les contrats de recherche en relation avec la Direction des Ressources Humaines en veillant à la législation en vigueur et met à jour le fichier du personnel adéquat * Assure le suivi administratif et financier du personnel non permanent en collaboration avec le Responsable administratif * Assure le suivi et la mise à jour du tableau des dépenses prévisionnelles et réalisées pour les personnels non permanents * Assure le suivi et la mise à jour de la base de données des personnels permanents et non permanents du Département * Assure la planification, la transmission et l’archivage des entretiens annuels des permanents et le suivi des autorisations de cumul d’activités * Gestion des dépenses * Etablit les projets de bons de commande du Département (fonctionnement et investissement) sur présentation des devis des fournisseurs (recherche et choix des fournisseurs si hors marché) * Gère les demandes de missions des Enseignants-Chercheurs (ordres de missions, retours missions et remboursements) * Vérifie les livraisons, contrôle les factures, certifie le service fait, met en paiement et classe les dossiers tout en contrôlant la bonne affectation analytique des dépenses * Soutient et conseille les collaborateurs sur les procédures des achats, des missions et des marchés publics * Gestion logistique * Assure la gestion logistique des personnels non permanents (affectation de bureau, de compte informatique, d’ordinateurs, …) * Assure la gestion des fournitures de bureau pour le Département * Participe à l’organisation de colloques 2. PARTICIPER À L’ACCUEIL ET ASSURE LE SECRÉTARIAT DU DÉPARTEMENT COMELEC * Reçoit, filtre et transmet les appels téléphoniques du Responsable du Département * Assure l’accueil des visiteurs et des personnels non permanents (stagiaires, doctorants, post-doctorants, ingénieurs R&D, sabbatiques, invités, …) * Gère la réservation des salles de réunion du Département * Gère les demandes d’achat d’ouvrage et les inscriptions aux sociétés savantes 3. ACTIVITÉS DIVERSES * Rend compte des activités et des résultats qui relèvent de ses missions * Assure, en tant que de besoin, toute activité nécessaire à la continuité de service * Participe aux projets IP Paris dans son domaine d’activités DESCRIPTION DU PROFIL COMPÉTENCES, CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCES INDISPENSABLES : * Maîtrise des outils bureautiques: Word, Excel, Powerpoint * Connaissance des procédures internes à l’Ecole * Connaissance des statuts des personnels non permanents (CDD, stagiaires, ...) * Connaissance de l’utilisation du web COMPÉTENCES, CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCES SOUHAITABLES * Connaissance des outils de communication avancés (audio et vidéoconférence, Wiki, …) CAPACITÉS ET APTITUDES : * Sens des relations humaines et de la communication * Goût pour le travail en équipe * Autonomie sur les tâches confiées * Sens de l’organisation NIVEAU DE FORMATION ET/OU EXPÉRIENCE REQUIS : * Diplôme Bac+2 ou équivalent * Diplôme Bac ou équivalent avec expérience professionnelle 4 ans * Expérience professionnelle 6 ans SALAIRE ET AVANTAGES SALAIRE : Salaire selon profil RÉFÉRENCE : AA0473FZ