AGENT D'ACCUEIL ET DE SECRÉTARIAT H/F

DESCRIPTIF La Maison « Les Résidences de Brumenard », à La Chapelle des Pots, est un établissement d’hébergement pour adultes en situation de handicap mental comprenant un Foyer Occupationnel (FO), un Foyer d’Accueil Médicalisé (FAM) et un EHPAD spécialisé. LE POSTE Objectif : * Organiser pour un responsable hiérarchique et pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions). * Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché. Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le public et / ou orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature. Missions Pour la fonction de secrétariat : * Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.) ; * Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes) ; * Organisation de réunions, visites, commissions ; * Prise de notes, frappe et mise en forme des documents ; * Prise de rendez-vous / gestion des agendas ; * Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques ; * Reproduction et diffusion de documents, de dossiers ; * Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) Pour la fonction accueil : * Accompagnement ou recherche de personnes dans les locaux, lieux internes (services, lieux de prise en charge) ou externes ; * Accueil des personnes (résidents, familles, visiteurs, etc.) ; * Contrôle d'identité, du passe sanitaire des visiteurs ; * Information et conseil à des tiers (agents, résidents, familles, etc.) dans son domaine d'activité ; * Recueil / collecte de données ou informations spécifiques à son domaine d'activité ; * Remise de badges, documents divers, dossier d'accueil, plans d'accès, etc. Poste Temps plein, à pourvoir au 03/01/2022 CDD de 6 mois évolutif Horaires du poste : du lundi au vendredi par roulement soit 8h30-16h30, soit 9h-17h avec 1/2h de pause déjeuner. Repos fixes Avantages CGOS à partir de 3 mois d’ancienneté (prestations sociales, prestations vacances, chèques-vacances, prestations loisirs, chèques-culture, avantages conso …) PROFIL RECHERCHE Diplômes/Formations/Savoir * Bac pro secrétariat ou BTS assistant de direction Compétences / expériences attendues sur le poste * 1ère expérience souhaitée sur le poste de secrétaire ou gestionnaire administratif auprès d’un public de personnes vulnérables (personnes âgées, personnes handicapées) ; * Gestion administrative d’un secrétariat et d’un poste d’accueil ; * Aptitudes à la rédaction de courriers, rapports et notes ; * Maîtrise de l’outil informatique : messagerie, logiciels de bureautique (maîtrise experte du traitement de texte ; utilisation courante du tableur et des outils de présentation et de mise en valeur des documents, type diaporama, affiches), outils de réservation, internet, intranet. Qualités attendues sur le poste * Aisance relationnelle et capacité à adapter son attitude en fonction des situations aussi bien avec l’équipe qu’avec les résidents ; * Rigueur et méthode ; * Capacité à travailler en équipe ; * Patience, disponibilité, écoute ; * Réactivité et dynamisme ; * Discrétion professionnelle. POSSIBILITÉ DE SOLLICITER LA FICHE DE POSTE PERSONNE À CONTACTER MERCI D’ADRESSER VOTRE CV ET LETTRE DE MOTIVATION PAR EMAIL A : * Mme Anne Bourinet – Chargée du Recrutement : recrutement@ch-saintonge.fr RÉFÉRENCE A INDIQUER EN OBJET : 2021/63 SECBRU