Assistant(e) des élus Secrétariat des adjoints

Date 09-12-2021 Référence * Contrat Postes permanents Date limite 09-01-2022 Filière Filière administrative MISSIONS PRINCIPALES assistant(e) des élus - secrétariat des adjoints Cabinet du Maire Recrutement contractuel au titre de l'art. 3-3, 2° CADRE D'EMPLOIS DES ADJOINTS ADMINISTRATIFS - FILIÈRE ADMINISTRATIVE MISSION Vous assistez les Elus dans leurs missions. Vous effectuez les travaux de secrétariat courants. Vous assurez l’interface entre les Elus, les services et les interlocuteurs extérieurs. ACTIVITÉS PRINCIPALES Vous êtes l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des Elus. Vous êtes en charge de l’accueil physique et téléphonique. Vous organisez et suivez l’agenda. Vous organisez et préparez des réunions (convocations/réservations de salles / constitutions de dossiers / recherches sur Internet). Vous gérez les courriers, notes, et mails (enregistrement, ventilation, tableau de bord de suivi). Vous assurez le suivi des audiences des Elus de quartiers. Vous classez et/ou archivez les documents administratifs. Vous rédigez et frappez le courrier et les notes administratives. Vous réceptionnez et triez les parapheurs. Vous organisez les déplacements des Elus. Vous suivez les dossiers délicats. Vous préparez le programme journalier des Elus. Vous gérez les plannings de congés, les astreintes et audiences municipales des Elus. Vous veillez au bon déroulement des cérémonies de mariages. Vous apportez une aide à votre supérieur hiérarchique dans le cadre de demandes ponctuelles du Cabinet ou des services. Vous répondez aux demandes de représentations du maire. Vous assurez des permanences. Vous travaillez en binôme. Vous êtes force de propositions. LIEU, JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL Hôtel de Ville Du lundi au vendredi – 35 heures hebdomadaires Permanence selon planning matin, midi et soir jusqu'à 18H PROFIL RECHERCHÉ COMPÉTENCES REQUISES _Maîtrise des outils bureautiques_ _ Qualités rédactionnelles/orthographe/grammaire_ _ Qualités organisationnelles_ _ Définition des priorités des tâches_ _ Bonne connaissance des procédures internes_ _ Bonne connaissance des services de la ville et de la communauté urbaine_ _ Techniques de classement_ _ Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique_ _ Bonnes qualités relationnelles, sens de la communication_ _ Esprit d’équipe_ _ Diplomatie_ _ Patience_ _ Grande discrétion_ _ Dévouement_ _ Sens de l’initiative_ _ Disponibilité_ _ Réactivité_ _ Rigueur_ _ Autonomie_ _ Capacité à rendre compte_