Assistant Médico-Administratif — H/F

MISSION : L’Assistant Médico-Administratif assure le fonctionnement du secrétariat médical du/des secteurs appartenant au GHSC. Il contribue à la gestion médico-administrative et au traitement de l’information médicale L’AMA est partie prenante dans le parcours du patient au GHSC, et plus spécifiquement en IM, de la prise du rendez-vous jusqu’à la remise du compte rendu, il participe à la qualité et à la sécurité des soins dont la gestion du risque d’erreur d’identité. L’AMA accueille les patients qui viennent pour bénéficier d’un examen d’IM ou pour prendre un rendez-vous d’examen d’imagerie. Il constitue le dossier d’entrée administratif dans le logiciel institutionnel des admissions et dans le système d’information de l’imagerie. L’AMA gère les dossiers du patient de son arrivée jusqu’à son départ. Il programme les rendez-vous (accueil physique ou téléphonique) Il saisit et remet les CR au patient ACTIVITÉS PRINCIPALES : Accueillir les patients venant réaliser leur examen en respectant le processus Faire l’entrée administrative ET l’accueil de l’examen. Créer la pochette de l’examen, Après l’examen, récupérer le CD/DVD et le mettre dans la pochette. Imprimer le CR validé et le mettre dans la pochette. Remettre la pochette au patient et mettre l’indicateur de remise du dossier Gérer la prise de rendez-vous physique Positionner le rendez-vous sur une vacation, donner la convocation au patient et numériser l’ordonnance Accueillir les patients venant chercher leurs résultats Rechercher le dossier par NOM DE NAISSANCE, vérifier l’identité et remettre le CR (après vérification du CD + CR dans la pochette) Accueillir au téléphone les patients souhaitant un rendez-vous et programmer l’examen demandé selon le processus Répondre aux diverses questions des patients sur le déroulement de l’examen (PDS, produit de contraste, à jeun, traitement…) Compléter toutes les vacations ouvertes Programmer * les prescriptions informatisées et papier * les demandes par mail * Gestion des sms de confirmation de rendez-vous. * les demandes des IDE des consultations ou hospitalisation * les demandes des médecins internes (physiques et téléphoniques) Informer les services demandeurs des examens planifiés et nécessitant une préparation ou un protocole particulier Informer les EHPAD et ES extérieurs Dactylographier tous les CR au fil de l’eau Les remettre aux patients Assurer le suivi des retours des CR de téléimagerie En collaboration avec le CS d’imagerie, planifier les vacations dans le RIS Optimiser le remplissage des vacations lors des programmations Eviter la perte de rdv en appelant les patients pour leur rappeler leur rdv à J-1 (et S-1 pour les IRM cardiaques) Appeler les patients en cas d’annulation de vacations et reprogrammer les examens Vérifier les vacations de téléimagerie et intégrer les vacations de Jacquemars Giélée * repérer les erreurs d’identité et en informer la CIV Participer à l’amélioration continue de la prise en charge du patient en IM * en transmettant les dysfonctionnements, désorganisations, EI…) * en proposant des actions pour optimiser le parcours des patients * en participant aux réunions de services * en participant au ReTex avec les manipulateurs Participer à l’accréditation et aux démarches qualité Accueillir et participer à la formation des nouveaux arrivants et des étudiants Gérer l’approvisionnement en matériel du secrétariat (pochettes d’examen, papier, étiquette, enveloppe…) SAVOIR * Maîtriser l’orthographe, la terminologie médicale. * Maîtriser les techniques bureautiques. * Connaître le fonctionnement, l’organisation et les protocoles du secrétariat d’IM. * Maîtriser les logiciels du service * Connaître le projet médical, le projet du pôle et les grandes lignes du projet d’établissement * Connaître les critères qualité de l’accréditation en IM * Connaître les différents textes et décrets régissant la profession d’assistant médico-administratif. SAVOIR FAIRE * Dactylographier les courriers dans les délais impartis * Gérer son temps et définir les priorités. * Assurer le suivi rigoureux des comptes rendus * Participer aux différentes tâches au sein du secrétariat * Contribuer aux projets de l’imagerie médicale en collaboration avec tous les professionnels. * Se former et s’informer régulièrement des évolutions des logiciels. * Participer aux formations du GSHC * Participer à la prise en charge des stagiaires et des nouveaux arrivants SAVOIR ETRE * Savoir reconnaître l’urgence et les priorités. * Prendre des initiatives dans la limite de son champ de compétences * Etre rigoureux, organisé, méthodique, autonome. * S’adapter en toutes circonstances. * Avoir le sens de l’accueil et adapter sa relation professionnelle aux interlocuteurs internes et externes * Faire preuve de maîtrise de soi et de conscience professionnelle. * Etre patient, pédagogue, respectueux, discret à l’égard des équipes, de la hiérarchie, des médecins. * Etre disponible, faire preuve de créativité, de mobilité, de dynamisme et réactivité. * Savoir se remettre en question, accepter les critiques et réajuster. * Respecter le secret professionnel * Travailler en équipe Groupe Hospitalier Seclin Carvin Le Groupe Hospitalier SECLIN CARVIN est situé dans la métropole lilloise. D'un capacitaire de 438 lits et places (300 lits et places en MCO et et 138 lits et places SSR), d'un hébergement de 369 lits en EHPAD/USLD et d'un foyer de vie de 51 places, son budget d'exploitation est de 110 millions d'euros (dont 22 millions pour les budgets annexes). Forte coopération avec le Centre Hospitalier Régional Universitaire de LILLE (GCS) L’établissement possède également un institut de formation au diplôme d’aide-soignant. http://www.ch-seclin.fr Seclin Bac / BTS Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus) CDD / Remplacement Secrétaire médicale