SECRETAIRE DE DIRECTION H/F DCP
Detail de l'annonce :
DESCRIPTIF
Secrétaire de direction H/F
Direction des Constructions et Patrimoine, Des Achats, de la
Logistique, de l’informatique et du biomédical
CDD, Temps plein
Février 2022
I. Présentation générale du CHU
Composé de près 2 700 lits et places, l’activité du CHU de
Poitiers s’étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun,
Lusignan, Montmorillon) répartis sur l’ensemble du territoire de la
Vienne.
Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU
de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436
000 habitants de la Vienne et une mission d’appel régional et de
recours pour les 1,8 million d’habitants du Poitou-Charentes.
Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d’activités cliniques
et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il
constitue le premier employeur de la Vienne.
II. Poste proposé
* Missions générales
*
* Au sein de la Direction des Constructions et Patrimoine (50%) :
*
* Accueils téléphonique et physique,
* Réception, enregistrement et gestion du courrier DCP (ouverture,
tamponnage et distribution….), traitement du courrier du Directeur :
analyse et orientation,
* Organisation de l’agenda du Directeur, réunions, déplacements,
préparation de dossiers, etc…
* Points réguliers de suivi de dossiers avec le Directeur,
participation aux réunions hebdomadaires de service,
* Dactylographie et diffusion de : compte-rendu de différentes
réunions, courriers divers, notes de service et d’information,
ordres de mission (dont la préparation et suivi pour congrès,
colloques….),
* Etat et suivi des heures supplémentaires, des astreintes
ingénieurs, des demandes de travaux, etc…
* Etablissement des plannings hebdomadaires du Directeur,
* Organisation de réunions, gestion des salles de réunions,
* Préparation cahier et PowerPoint Commission Travaux
Investissements (saisie, mise en forme),
* Commandes papeterie,
* Suivi des dossiers agents : notation, demandes temps partiels,
etc…
* Synthèse congés prévisionnels du personnel DCP (via tableau
EXCEL en Janvier).
*
* Au sein de la Direction des achats-Direction du
biomédical-Direction de la logistique-Direction de l’informatique
(50%) :
*
* Accueils téléphonique et physique,
* Réception et gestion du courrier (ouverture, tamponnage et
distribution….), traitement du courrier du Directeur (frappe, suivi,
distribution…),
* Organisation et planification de diverses réunions,
* Gestion des recensements : hôteliers, médicaux, informatique,
travaux,
* Gestion des plannings des Directeurs,
* Validation des cartes déjeuners étudiants (logiciel RECOH).
*
* Caractéristiques du poste
* Il ou elle sera rattaché(e) à l’autorité directe du Directeur
des Constructions et Patrimoine.
Horaires de travail : Amplitude horaire de 8h30 à 17h (plus ou moins
½ heure en fonction des besoins et des directives de la Direction).
* Nature du contrat et des conditions de recrutement
* Le poste est à pourvoir, en CDD de 3 mois renouvelable sur un
grade d’adjoint administratif, catégorie C. Le poste est à
pourvoir dès Février 2022.
* Quotité de temps de travail
* Temps plein
IV. Profil recherché
1.Compétences et qualités requises
Compétences exigées :
* Maîtrise de l’outil informatique WINDOWS (Word, Excel, Power
Point, Outlook…),
* Dactylographie et mise en forme de documents.
*
Qualités requises :
* Rigueur, réactivité et fiabilité,
* Discrétion et confidentialité,
- Qualités relationnelles : avec ses collègues - sa hiérarchie et
le milieu hospitalier,
* Sens de l’organisation, efficacité, et initiatives.
VVI. Démarches à effectuer pour postuler
Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés auprès de
Monsieur MARCHAL Frédéric, Directeur, à son secrétariat au , ou au
05.49.44.30.01.
La date limite de dépôt des candidatures (CV et lettre de
motivation) à déposer sur le site web du CHU
[http://www.chu-poitiers.fr/le-chu-recrute/ poste Secrétaire de
Direction DCP / postuler à cette offre] est le 02 Janvier 2022.
PERSONNE À CONTACTER
Merci d'envoyer votre candidature (CV et lettre de motivation) à
l'adresse : chupoitiers-11301@candidatus.com