Secrétaire de direction
Detail de l'annonce :
CONTEXTE DU RECRUTEMENT ET DÉFINITION DE POSTE
Intitulé du poste : Secrétaire de direction
Statut / contrat : Contractuel en CDD de 6 mois
Catégorie d’emploi : Catégorie 2 (catégorie B de la fonction
publique)
Métier de référence : Secrétaire / Assistant de direction
Vacance du poste : A compter de janvier 2022
Etablissement public à caractère administratif composé de 250
agents de droit publics, le musée du quai Branly -Jacques Chirac est
placé sous la double tutelle des ministères de la culture et de la
communication, et de l’enseignement supérieur et de la recherche.
Description du poste :
Le poste de Secrétaire de direction recouvre les principales missions
suivantes :
* Préparer les dossiers pour certaines instances de
l’établissement (administratives et scientifiques) ;
* Assurer le suivi des parapheurs ;
* Assurer la gestion des agendas et l’accueil téléphonique ;
* Organiser des réunions et des entretiens ;
* Rédiger les compte-rendu de réunions ;
* Assurer le suivi administratif des opérations (bons d’achats,
bons de commande sur SIREPA organisation des missions, suivi des
présences/absences/congés, etc.) ;
* Assurer la gestion des fournitures administratives destinées aux
agents ;
* Assurer l’accueil et l’orientation des personnes extérieures
;
* Assurer la circulation, la diffusion et l’archivage de
l’information (documents, notes, etc.) ;
* Effectuer l’enregistrement des courriers entrants et sortants
ainsi que des notes internes.
La/le secrétaire de direction travaillera en relation avec les autres
directions et services de l’établissement.
RELATIONS PROFESSIONNELLES :
En interne : les responsables et les agents de sa direction, les
autres directions et services transversaux (Secrétaires/assistants
d’autres directions, administration et des ressources humaines,
Comptable, Moyens Techniques et de la Sécurité) ;
En externe : les prestataires (exploitant de l’établissement,
autres sociétés externes).
PROFIL RECHERCHÉ
* Formation d’assistanat de direction et expérience
professionnelle d’au moins trois ans dans une fonction similaire
* Pratique du français à un niveau de langue officielle
* Bonne connaissance de l’anglais
* Méthodique, rigoureux (se), sens de l’organisation
* Capacité à travailler dans une équipe ; sens relationnel et
contact adapté aux divers interlocuteurs
* Bonnes connaissances des outils bureautiques courants (Word,
Excel, PowerPoint, Outlook, Zoom) et si possible des outils
spécifiques du musée (SIREPA, TMS, etc.)
CONDITIONS DE TRAVAIL : Travail à temps complet
RÉSIDENCE ADMINISTRATIVE : Siège social de l’établissement public
du musée du quai Branly – Jacques Chirac (222 rue de
l’Université – 75343 Paris cedex 07)
_Le musée du quai Branly - Jacques Chirac s'engage à promouvoir
l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la
prévention des discriminations dans ses activités de recrutement.
Tous les postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap._