SECRETAIRE DE DIRECTION H/F DCP

DESCRIPTIF Secrétaire de direction H/F Direction des Constructions et Patrimoine, Des Achats, de la Logistique, de l’informatique et du biomédical CDD, Temps plein Février 2022 I. Présentation générale du CHU Composé de près 2 700 lits et places, l’activité du CHU de Poitiers s’étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l’ensemble du territoire de la Vienne. Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d’appel régional et de recours pour les 1,8 million d’habitants du Poitou-Charentes. Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d’activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne. II. Poste proposé * Missions générales * * Au sein de la Direction des Constructions et Patrimoine (50%) : * * Accueils téléphonique et physique, * Réception, enregistrement et gestion du courrier DCP (ouverture, tamponnage et distribution….), traitement du courrier du Directeur : analyse et orientation, * Organisation de l’agenda du Directeur, réunions, déplacements, préparation de dossiers, etc… * Points réguliers de suivi de dossiers avec le Directeur, participation aux réunions hebdomadaires de service, * Dactylographie et diffusion de : compte-rendu de différentes réunions, courriers divers, notes de service et d’information, ordres de mission (dont la préparation et suivi pour congrès, colloques….), * Etat et suivi des heures supplémentaires, des astreintes ingénieurs, des demandes de travaux, etc… * Etablissement des plannings hebdomadaires du Directeur, * Organisation de réunions, gestion des salles de réunions, * Préparation cahier et PowerPoint Commission Travaux Investissements (saisie, mise en forme), * Commandes papeterie, * Suivi des dossiers agents : notation, demandes temps partiels, etc… * Synthèse congés prévisionnels du personnel DCP (via tableau EXCEL en Janvier). * * Au sein de la Direction des achats-Direction du biomédical-Direction de la logistique-Direction de l’informatique (50%) : * * Accueils téléphonique et physique, * Réception et gestion du courrier (ouverture, tamponnage et distribution….), traitement du courrier du Directeur (frappe, suivi, distribution…), * Organisation et planification de diverses réunions, * Gestion des recensements : hôteliers, médicaux, informatique, travaux, * Gestion des plannings des Directeurs, * Validation des cartes déjeuners étudiants (logiciel RECOH). * * Caractéristiques du poste * Il ou elle sera rattaché(e) à l’autorité directe du Directeur des Constructions et Patrimoine. Horaires de travail : Amplitude horaire de 8h30 à 17h (plus ou moins ½ heure en fonction des besoins et des directives de la Direction). * Nature du contrat et des conditions de recrutement * Le poste est à pourvoir, en CDD de 3 mois renouvelable sur un grade d’adjoint administratif, catégorie C. Le poste est à pourvoir dès Février 2022. * Quotité de temps de travail * Temps plein IV. Profil recherché 1.Compétences et qualités requises Compétences exigées : * Maîtrise de l’outil informatique WINDOWS (Word, Excel, Power Point, Outlook…), * Dactylographie et mise en forme de documents. * Qualités requises : * Rigueur, réactivité et fiabilité, * Discrétion et confidentialité, - Qualités relationnelles : avec ses collègues - sa hiérarchie et le milieu hospitalier, * Sens de l’organisation, efficacité, et initiatives. VVI. Démarches à effectuer pour postuler Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés auprès de Monsieur MARCHAL Frédéric, Directeur, à son secrétariat au , ou au 05.49.44.30.01. La date limite de dépôt des candidatures (CV et lettre de motivation) à déposer sur le site web du CHU [http://www.chu-poitiers.fr/le-chu-recrute/ poste Secrétaire de Direction DCP / postuler à cette offre] est le 02 Janvier 2022. PERSONNE À CONTACTER Merci d'envoyer votre candidature (CV et lettre de motivation) à l'adresse : chupoitiers-11301@candidatus.com