Assistant(e) de Direction Maison Départementale des Personnes Handicapées

LE DÉPARTEMENT DE LA CHARENTE RECRUTE NOTRE INSTITUTION CADRE INSTITUTIONNEL Pôle Direction Service Secteur / cellule Résidence administrative Localisation géographique Emploi repère Niveau fonctionnel ENVIRONNEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL Relations fonctionnelles Internes Externes UN(E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION EMPLOI DE CATÉGORIE C - FILIÈRE ADMINISTRATIVE Placé idéalement au coeur de la Région Nouvelle Aquitaine, le département de la Charente riche de près de 350 000 habitants offre l’avantage d’une remarquable qualité de vie, à 1h40 de Paris, à mi-chemin entre Bordeaux et Poitiers. Entre mer et montagne, Royan, les Pyrénées, et l’Espagne pour un autre dépaysement, la Charente recèle aussi ses propres trésors touristiques et culturels, alliant histoire et modernité. Son économie témoigne de cette richesse qui allie le cognac et le pôle Image (bande dessinée, animation, jeux vidéo et tournages, …). La loi « handicap » du 11 février 2005 a institué dans chaque département une maison départementale des personnes handicapées (MDPH). Cette dernière constitue le « guichet unique » auprès duquel toute personne handicapée ou sa famille doit pouvoir trouver l'accueil, l'information, les conseils nécessaires et formaliser ses demandes en matière d'orientation et de prestations. Elle évalue les droits qui permettent une compensation du handicap et veille à favoriser la continuité du parcours de vie des personnes. Elle prend la forme d'un Groupement d'Intérêt Public, sous tutelle du Conseil Départemental, présidée par le Président du Conseil Départemental. En Charente, elle comprend trois services : un pôle enfants, un pôle adultes et l'administration générale, soit 38 agents (36,5 ETP). Elle gère un budget d'environ 2 millions d'euros. PSOL MDPH 15 Boulevard Jean Moulin 16000 ANGOULEME Secrétaire de Direction 6.1 gestionnaire opérationnel et d'appui opérationnel * Tous les services de la MDPH * Les différentes directions du Conseil Départemental * Partenaires institutionnels : services de l'Etat * Paierie départementale * Partenaires associatifs * Fournisseurs * Public DÉFINITION DU POSTE ACTIVITÉS MISSION 1 : MISSION 2 : MISSION 3 : MISSION 4 : CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE Temps de travail Moyens logistiques Conditions particulières Apporte une assistance au Directeur en matière d’organisation, de communication interne et externe, d’information, d’accueil, de classement, de suivi de dossier, du budget et de la gestion des ressources humaines. * Gestion de l’Agenda du Directeur, Gestion de la boîte contact du Site MDPH, * Organisation, planification et compte rendu de réunion, * Suivi des projets et activités de la Direction, * Traitement de dossiers ponctuels et suivi d’affaires réservés, * Suivi et rédaction du courrier réservé, * Gestion des plannings de répartition des missions du personnel : « accueil physique », « accueil téléphonique», « courrier», Suivi des dépenses et recettes du GIP MDPH * Participer aux réunions préparatoires du budget avec le Directeur et le Directeur adjoint, * Prévoir l’ensemble des charges et recettes relatives au personnel au sein du budget général, * Liquider les dépenses et les recettes, réaliser les annulations/réductions/rejets, réaliser les opérations d’ordre, * Élaborer et mettre à jour l’inventaire. * gestion du stock de certaines fournitures et relations avec les fournisseurs * affranchissement du courrier * gestion des salles de réunion et des véhicules * gestion des équipements et des matériels nécessaires au fonctionnement des services * gestion des contrats d’assurances souscrits par la collectivité * commande et suivi des abonnements, de la documentation et des ouvrages pour l’ensemble des services * Rassembler et préparer les éléments de la paie pour le CD puis la liquider, * Élaborer les actes administratifs relatifs au recrutement et à la carrière des agents,(Contrats, arrêtés, avenants...) * Déclarer les arrêts maladies des agents et assurer le contrôle du versement des IJSS par la CPAM, * Élaborer les attestations pôle emploi, * Gestion administrative et déclaration des accidents du travail, * Assurer la gestion administrative du temps de travail des agents MDPH et des agents mis à disposition (congés annuels,récupération, autorisations d’absences, arrêts maladie, temps partiel, CET…), Temps complet ( 39heures + 22 jours de RTT) Équipement bureautique standard Une bonne maîtrise de l'orthographe et des logiciels Word, Excel et eSedit est requise. Secrétariat de direction Gestion logistique de la MDPH Gestion administrative des ressources humaines propres à la MDPH COMPÉTENCES ATTENDUES NIVEAU EXPERTISE MAÎTRISE INITIATION SAVOIRS 1 2 3 4 5 SAVOIR-FAIRE 1 2 3 4 5 SAVOIR-ÊTRE 1 2 3 4 5 LA CANDIDATURE (lettre de motivation, CV, diplômes et dernier arrêté de situation statutaire pour les titulaires de la Fonction publique) DOIT ÊTRE DÉPOSÉE SUR LE SITE INTERNET DU DÉPARTEMENT https://www.lacharente.fr/boite-a-outils/emploi/ Cette procédure de recrutement répond aux dispositions de la loi de transformation de la fonction publique du 6 août 2019 et du décret n° 2019-1414 du 19 décembre 2019 DATE LIMITE DE CANDIDATURE : RÉFÉRENCE : Environnement des collectivités territoriales, missions du Conseil Départemental de la Charente et de la Direction MDPH Outils bureautiques (Excel et Word)et apllications "eSedit" et "CEGID" Notions d'organisation et de gestion du temps Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire Techniques et outils de gestion et d'organisation de l'activité (tableaux de bord) ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ Gérer l'agenda du Directeur et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances Identifier, gérer la demande et son caractère d'urgence Rédiger courriers, notes, comptes rendus et autres documents nécessaires à l’exercice du métier Faire preuve d'autonomie et d'initiative Aisance rédactionnelle ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ Faire preuve de réactivité et d'adaptabilité aux différentes situations Faire preuve de discrétion professionnelle Capacité d'organisation, d'autonomie, de prise d'initiative Savoir rendre Compte Aisance relationnelle ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ 27 février 2022 PSOL_MDPH_Assistant(e) de Direction (P.1143 - CL)