responsable du service événementiel
Detail de l'annonce :
La direction de la communication et de l’événementiel œuvre à la
lisibilité de l’action municipale auprès des citoyens. Elle met en
scène les enjeux du territoire, valorise les projets et les acteurs
de la ville.
Le service communication (9 personnes) et le service événementiel
(20 personnes) travaillent en étroite collaboration pour décliner la
stratégie de communication de la ville.
Le service événementiel assure la production d’événements
municipaux (environ une vingtaine par an), de vie locale (colloques,
inaugurations, cérémonies…). Il accompagne et conseille également
les services dans l’organisation de leurs événements, pour la mise
en place des salles, la décoration, la logistique et la technique
afférentes. Il assure également des missions annexes de transport,
de sonorisation (conseil municipal par exemple) selon les besoins de
la collectivité.
Activités
EN QUALITÉ DE CHEF DE SERVICE, VOUS ASSUREZ :
* la production et le suivi des événements de la ville ;
* la chefferie de projet des événements en lien avec les chargés
de projets événementiels (veille, propositions artistiques et
conceptuelles, sourcing, consultation et négociation, élaboration du
programme), la production des dossiers afférents et démarches
administratives (dossiers technique, sécurité en lien avec la police
municipale, assurance, déclarations Sacem, Préfecture…) ;
* une présence aux réunions amont de préparation d’événements
et assurez la rédaction des comptes-rendus, évaluations et bilans en
aval ;
* la gestion sur le terrain des événements (amont, pendant, aval)
;
* l’accompagnement des porteurs de projets (services,
associations, acteurs locaux) ;
* la supervision des équipes de conception événementielle, en
étroit lien avec la directrice du pôle et dans le respect des
orientations définies par la direction, ainsi que la veille
artistique et créative ;
* le management des équipes techniques (planning, encadrement sur
le terrain). Pour cela vous vous appuyez sur deux suppléants l’un
de terrain pour la gestion des événements, l’autre pour
l’organisation du service (planning, gestion RH, indicateurs) et sur
une assistante de service pour la gestion administrative et le suivi
budgétaire ;
* le suivi et la rédaction des appels d’offres nécessaires,
notamment celui des illuminations de Noël ;
* la contractualisation (contrats, bons de commandes, assurances…)
et la coordination des prestataires, fournisseurs, sous-traitants,
intervenants, puis contrôler la conformité de leurs réalisations ;
* la gestion, le suivi budgétaire et l’élaboration du
prévisionnel budgétaire ;
* la proposition des achats et l’entretien des équipements, la
gestion des stocks des matériels, les suggestions d’investissements
nécessaires.
Vous participez à l’élaboration du planning annuel des
manifestations de la Ville et vous vous assurez de la compatibilité
avec les moyens humains et matériels du service .
Technicien territorial Communication, Bâtiment - patrimoine bâti,
Médiathèques,, Responsable du service Événementiel , Ville de
MIRAMAS La direction de la communication et de l’événementiel
œuvre à la lisibilité de l’action municipale auprès des
citoyens. Elle met en scène les enjeux du territoire, valorise les
projets et les acteurs de la ville.
Le service communication (9 personnes) et le service événementiel
(20 personnes) travaillent en étroite collaboration pour décliner la
stratégie de communication de la ville.
Le service événementiel assure la production d’événements
municipaux (environ une vingtaine par an), de vie locale (colloques,
inaugurations, cérémonies…). Il accompagne et conseille également
les services dans l’organisation de leurs événements, pour la mise
en place des salles, la décoration, la logistique et la technique
afférentes. Il assure également des missions annexes de transport,
de sonorisation (conseil municipal par exemple) selon les besoins de
la collectivité.
Activités
EN QUALITÉ DE CHEF DE SERVICE, VOUS ASSUREZ :
* la production et le suivi des événements de la ville ;
* la chefferie de projet des événements en lien avec les chargés
de projets événementiels (veille, propositions artistiques et
conceptuelles, sourcing, consultation et négociation, élaboration du
programme), la production des dossiers afférents et démarches
administratives (dossiers technique, sécurité en lien avec la police
municipale, assurance, déclarations Sacem, Préfecture…) ;
* une présence aux réunions amont de préparation d’événements
et assurez la rédaction des comptes-rendus, évaluations et bilans en
aval ;
* la gestion sur le terrain des événements (amont, pendant, aval)
;
* l’accompagnement des porteurs de projets (services,
associations, acteurs locaux) ;
* la supervision des équipes de conception événementielle, en
étroit lien avec la directrice du pôle et dans le respect des
orientations définies par la direction, ainsi que la veille
artistique et créative ;
* le management des équipes techniques (planning, encadrement sur
le terrain). Pour cela vous vous appuyez sur deux suppléants l’un
de terrain pour la gestion des événements, l’autre pour
l’organisation du service (planning, gestion RH, indicateurs) et sur
une assistante de service pour la gestion administrative et le suivi
budgétaire ;
* le suivi et la rédaction des appels d’offres nécessaires,
notamment celui des illuminations de Noël ;
* la contractualisation (contrats, bons de commandes, assurances…)
et la coordination des prestataires, fournisseurs, sous-traitants,
intervenants, puis contrôler la conformité de leurs réalisations ;
* la gestion, le suivi budgétaire et l’élaboration du
prévisionnel budgétaire ;
* la proposition des achats et l’entretien des équipements, la
gestion des stocks des matériels, les suggestions d’investissements
nécessaires.
Vous participez à l’élaboration du planning annuel des
manifestations de la Ville et vous vous assurez de la compatibilité
avec les moyens humains et matériels du service .
Profil recherché
De niveau Bac minimum (idéalement études supérieures, voire dans le
domaine de l’événementiel), vous avez une solide expérience dans
une fonction similaire avec encadrement (minimum 10 ans).
Titulaire de catégorie B ou contractuel expérimenté.
SAVOIRS :
Connaître la réglementation de la fonction publique territoriale
Connaître le fonctionnement d’une collectivité territoriale
Maîtriser les outils bureautiques, connaissances informatiques
(internet pour les consultations par exemple) et avoir une appétence
numérique pour la production des dossiers, indicateurs et suivi via
les logiciels métiers
Maîtriser les évolutions technologiques et scéniques
événementielles
SAVOIR-FAIRE :
Avoir un bon relationnel et être à l’écoute de la direction, des
services, des associations, des usagers, des partenaires
Planifier et hiérarchiser les tâches, capacité à gérer les
urgences
Organiser le temps de travail de l’équipe, planification annuelle
des tâches
Être sur le terrain avec les autres services
Travailler en transversalité
Être force de proposition sur les solutions techniques et créatif en
conception événementielle
Respect des règles de sécurité
SAVOIR-ÊTRE :
Manager et accompagner ses équipes (les responsabiliser, les faire
monter en autonomie, compétence)
Être autonome, réactif, disponible, gérer son temps
Savoir observer, anticiper, s’adapter, être agile et diplomate
Particularités
Disponibilité soirs, week-ends, jours fériés
Permis B indispensable