responsable du service événementiel

La direction de la communication et de l’événementiel œuvre à la lisibilité de l’action municipale auprès des citoyens. Elle met en scène les enjeux du territoire, valorise les projets et les acteurs de la ville. Le service communication (9 personnes) et le service événementiel (20 personnes) travaillent en étroite collaboration pour décliner la stratégie de communication de la ville. Le service événementiel assure la production d’événements municipaux (environ une vingtaine par an), de vie locale (colloques, inaugurations, cérémonies…). Il accompagne et conseille également les services dans l’organisation de leurs événements, pour la mise en place des salles, la décoration, la logistique et la technique afférentes. Il assure également des missions annexes de transport, de sonorisation (conseil municipal par exemple) selon les besoins de la collectivité. Activités EN QUALITÉ DE CHEF DE SERVICE, VOUS ASSUREZ : * la production et le suivi des événements de la ville ; * la chefferie de projet des événements en lien avec les chargés de projets événementiels (veille, propositions artistiques et conceptuelles, sourcing, consultation et négociation, élaboration du programme), la production des dossiers afférents et démarches administratives (dossiers technique, sécurité en lien avec la police municipale, assurance, déclarations Sacem, Préfecture…) ; * une présence aux réunions amont de préparation d’événements et assurez la rédaction des comptes-rendus, évaluations et bilans en aval ; * la gestion sur le terrain des événements (amont, pendant, aval) ; * l’accompagnement des porteurs de projets (services, associations, acteurs locaux) ; * la supervision des équipes de conception événementielle, en étroit lien avec la directrice du pôle et dans le respect des orientations définies par la direction, ainsi que la veille artistique et créative ; * le management des équipes techniques (planning, encadrement sur le terrain). Pour cela vous vous appuyez sur deux suppléants l’un de terrain pour la gestion des événements, l’autre pour l’organisation du service (planning, gestion RH, indicateurs) et sur une assistante de service pour la gestion administrative et le suivi budgétaire ; * le suivi et la rédaction des appels d’offres nécessaires, notamment celui des illuminations de Noël ; * la contractualisation (contrats, bons de commandes, assurances…) et la coordination des prestataires, fournisseurs, sous-traitants, intervenants, puis contrôler la conformité de leurs réalisations ; * la gestion, le suivi budgétaire et l’élaboration du prévisionnel budgétaire ; * la proposition des achats et l’entretien des équipements, la gestion des stocks des matériels, les suggestions d’investissements nécessaires. Vous participez à l’élaboration du planning annuel des manifestations de la Ville et vous vous assurez de la compatibilité avec les moyens humains et matériels du service . Technicien territorial Communication, Bâtiment - patrimoine bâti, Médiathèques,, Responsable du service Événementiel , Ville de MIRAMAS La direction de la communication et de l’événementiel œuvre à la lisibilité de l’action municipale auprès des citoyens. Elle met en scène les enjeux du territoire, valorise les projets et les acteurs de la ville. Le service communication (9 personnes) et le service événementiel (20 personnes) travaillent en étroite collaboration pour décliner la stratégie de communication de la ville. Le service événementiel assure la production d’événements municipaux (environ une vingtaine par an), de vie locale (colloques, inaugurations, cérémonies…). Il accompagne et conseille également les services dans l’organisation de leurs événements, pour la mise en place des salles, la décoration, la logistique et la technique afférentes. Il assure également des missions annexes de transport, de sonorisation (conseil municipal par exemple) selon les besoins de la collectivité. Activités EN QUALITÉ DE CHEF DE SERVICE, VOUS ASSUREZ : * la production et le suivi des événements de la ville ; * la chefferie de projet des événements en lien avec les chargés de projets événementiels (veille, propositions artistiques et conceptuelles, sourcing, consultation et négociation, élaboration du programme), la production des dossiers afférents et démarches administratives (dossiers technique, sécurité en lien avec la police municipale, assurance, déclarations Sacem, Préfecture…) ; * une présence aux réunions amont de préparation d’événements et assurez la rédaction des comptes-rendus, évaluations et bilans en aval ; * la gestion sur le terrain des événements (amont, pendant, aval) ; * l’accompagnement des porteurs de projets (services, associations, acteurs locaux) ; * la supervision des équipes de conception événementielle, en étroit lien avec la directrice du pôle et dans le respect des orientations définies par la direction, ainsi que la veille artistique et créative ; * le management des équipes techniques (planning, encadrement sur le terrain). Pour cela vous vous appuyez sur deux suppléants l’un de terrain pour la gestion des événements, l’autre pour l’organisation du service (planning, gestion RH, indicateurs) et sur une assistante de service pour la gestion administrative et le suivi budgétaire ; * le suivi et la rédaction des appels d’offres nécessaires, notamment celui des illuminations de Noël ; * la contractualisation (contrats, bons de commandes, assurances…) et la coordination des prestataires, fournisseurs, sous-traitants, intervenants, puis contrôler la conformité de leurs réalisations ; * la gestion, le suivi budgétaire et l’élaboration du prévisionnel budgétaire ; * la proposition des achats et l’entretien des équipements, la gestion des stocks des matériels, les suggestions d’investissements nécessaires. Vous participez à l’élaboration du planning annuel des manifestations de la Ville et vous vous assurez de la compatibilité avec les moyens humains et matériels du service . Profil recherché De niveau Bac minimum (idéalement études supérieures, voire dans le domaine de l’événementiel), vous avez une solide expérience dans une fonction similaire avec encadrement (minimum 10 ans). Titulaire de catégorie B ou contractuel expérimenté. SAVOIRS : Connaître la réglementation de la fonction publique territoriale Connaître le fonctionnement d’une collectivité territoriale Maîtriser les outils bureautiques, connaissances informatiques (internet pour les consultations par exemple) et avoir une appétence numérique pour la production des dossiers, indicateurs et suivi via les logiciels métiers Maîtriser les évolutions technologiques et scéniques événementielles SAVOIR-FAIRE : Avoir un bon relationnel et être à l’écoute de la direction, des services, des associations, des usagers, des partenaires Planifier et hiérarchiser les tâches, capacité à gérer les urgences Organiser le temps de travail de l’équipe, planification annuelle des tâches Être sur le terrain avec les autres services Travailler en transversalité Être force de proposition sur les solutions techniques et créatif en conception événementielle Respect des règles de sécurité SAVOIR-ÊTRE : Manager et accompagner ses équipes (les responsabiliser, les faire monter en autonomie, compétence) Être autonome, réactif, disponible, gérer son temps Savoir observer, anticiper, s’adapter, être agile et diplomate Particularités Disponibilité soirs, week-ends, jours fériés Permis B indispensable