un(e) assistant.(e) de direction- titulaire et/ou contractuel

Rattaché(e) au directeur général des services, l’assistant.(e) de direction intervient sur l’ensemble des affaires courantes liées au travail de la direction générale. Il. Elle apporte une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Ses missions sont très variées allant bien au-delà des simples tâches de secrétariat. MISSIONS PRINCIPALES?: Instruction des dossiers et application des procédures administratives relevant de l’activité de la direction générale Suivi de dossiers transversaux aux enjeux majeurs pilotés par la direction générale Préparation de fonds de dossiers et collecte des informations nécessaires à la prise de décision Vérification des pièces constitutives d'un dossier (éligibilité, conformité, etc.), pré-contrôle de légalité Préparation et suivi des séances du conseil municipal Rédaction de documents administratifs de type arrêtés, délibérations Gestion du courrier et des appels téléphoniques, tenue de l’agenda Organisation et planification des réunions RÉALISATION ET MISE EN FORME DE TRAVAUX DE BUREAUTIQUE?: comptes-rendus de réunion, courriers, rapports spécifiques, présentations numériques- Interface directe des différents interlocuteurs de la direction (agents, cadres, prestataires, responsables, partenaires-), Reporting des informations descendantes et montantes Collecte, classement et archivage des documents et dossiers administratifs Direction générale, Transports, Animation - jeunesse, Incendie,, Un(e) assistant.(e) de direction , Ville de SAINTE SAVINE Rattaché(e) au directeur général des services, l’assistant.(e) de direction intervient sur l’ensemble des affaires courantes liées au travail de la direction générale. Il. Elle apporte une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Ses missions sont très variées allant bien au-delà des simples tâches de secrétariat. MISSIONS PRINCIPALES?: Instruction des dossiers et application des procédures administratives relevant de l’activité de la direction générale Suivi de dossiers transversaux aux enjeux majeurs pilotés par la direction générale Préparation de fonds de dossiers et collecte des informations nécessaires à la prise de décision Vérification des pièces constitutives d'un dossier (éligibilité, conformité, etc.), pré-contrôle de légalité Préparation et suivi des séances du conseil municipal Rédaction de documents administratifs de type arrêtés, délibérations Gestion du courrier et des appels téléphoniques, tenue de l’agenda Organisation et planification des réunions RÉALISATION ET MISE EN FORME DE TRAVAUX DE BUREAUTIQUE?: comptes-rendus de réunion, courriers, rapports spécifiques, présentations numériques- Interface directe des différents interlocuteurs de la direction (agents, cadres, prestataires, responsables, partenaires-), Reporting des informations descendantes et montantes Collecte, classement et archivage des documents et dossiers administratifs COMPÉTENCES REQUISES?:SAVOIR-FAIRE?: Maîtriser les outils bureautiques et logiciels métiers (traitement de texte, tableur, visioconférence, agenda partagé, messagerie numérique, publipostage, outils numériques, archivage numérique-) Maîtriser l’environnement territorial et les acteurs publics Maîtriser les procédures d'instruction, de transmission, de classement et d'archivage des dossiers Disposer de qualités relationnelles et rédactionnelles notamment syntaxe et orthographe - Maîtriser les écrits professionnels Savoir organiser, planifier et suivre son activité Disposer d’un esprit de synthèse et maîtriser la prise de notes Disposer d’aptitudes au travail transversal (poly compétence) Maîtriser les règles relatives à l'accès aux documents administratifs SAVOIR ÊTRE?: Savoir adapter son mode de communication aux différents interlocuteurs et gérer les conflits éventuels Être force de proposition Disposer d’un sens critique et de la volonté de trouver des solutions Assurer une communication fluide, synthétique, factuelle et transparente Faire preuve d’engagement professionnel et de solidarité entre agents Respecter la collectivité, ses collègues, les usagers et les tiers côtoyés Respecter le lieu de travail et le matériel mis à disposition SPÉCIFICITÉS DE LA FONCTION?: Travail collaboratif et bureautique Communication Polyvalence Discrétion Participation à diverses instances et réunions professionnelles en dehors du cycle de travail Interface avec le cabinet du Maire FORMATION : Bac pro gestion-administration, BTS assistant de manager, BTS assistant de gestion, DUT gestion des entreprises et des administrations, DUT carrières juridiques