un·e assistant·e de direction
Detail de l'annonce :
Sous l’autorité de la directrice de la direction de l’Information
et de la Communication, l’assistant-e apporte une aide permanente à
la direction en termes d'organisation personnelle, de gestion, de
communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de
dossiers
ELLE ASSURE AINSI LES MISSIONS SUIVANTES :
MISSIONS PRINCIPALES :
* Organisation permanente de la vie professionnelle du cadre
* Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (saisies
informatiques, relecture de textes-)
* Suivi des projets et activités de la direction
* Suivi et constitution de dossiers de réalisation de produits de
communication
* Accueil téléphonique et physique
* Organisation et planification des réunions avec les services, les
partenaires extérieurs-
* Gestion des congés des responsables de la direction, plannings-
* Suivi des évaluations annuelles de l’ensemble des agents de la
direction et transmission à la DRH.
* Gestion du stock et suivi du budget des fournitures
* Gestion comptable des services Gennevilliers magazine, multimédia
et PAO/Reprographie (réalisation, suivi et contrôle des engagements
: enregistrement, contrôle des factures) ;
* Gestion des dossiers de tournages cinématographiques
Adjoint administratif territorial-AAT, Traducteur Institut national
de la santé et de la recherche médicale Direction générale,
Transports, Animation - jeunesse, Incendie,, UN·E ASSISTANT·E DE
DIRECTION , MAIRIE DE GENNEVILLIERS Sous l’autorité de la
directrice de la direction de l’Information et de la Communication,
l’assistant-e apporte une aide permanente à la direction en termes
d'organisation personnelle, de gestion, de communication,
d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers
ELLE ASSURE AINSI LES MISSIONS SUIVANTES :
MISSIONS PRINCIPALES :
* Organisation permanente de la vie professionnelle du cadre
* Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (saisies
informatiques, relecture de textes-)
* Suivi des projets et activités de la direction
* Suivi et constitution de dossiers de réalisation de produits de
communication
* Accueil téléphonique et physique
* Organisation et planification des réunions avec les services, les
partenaires extérieurs-
* Gestion des congés des responsables de la direction, plannings-
* Suivi des évaluations annuelles de l’ensemble des agents de la
direction et transmission à la DRH.
* Gestion du stock et suivi du budget des fournitures
* Gestion comptable des services Gennevilliers magazine, multimédia
et PAO/Reprographie (réalisation, suivi et contrôle des engagements
: enregistrement, contrôle des factures) ;
* Gestion des dossiers de tournages cinématographiques
Notions d'organisation et de gestion du temps - Règles
d’expression orale et écrite de qualité - Bonne orthographe -
Vocabulaire professionnel de service - Techniques de secrétariat
(prise de notes, écriture abrégée, etc.) - Circuits et procédures
administratives - Logiciels de bureautique - Bon niveau Word et Excel
- Fonctionnement de l’internet, de l’intranet - Tableaux de bord,
outils de planification et de suivi - Autonomie dans le travail-
organiser l’agenda et prise de rendez-vous en fonction des
priorités du Cadre- Bon relationnel, adaptation à des interlocuteurs
variés – Aptitude au travail en équipe – Discrétion et respect
de la confidentialité des informations traitées ou communiquées.