Assistant·e de direction H/F

Assistant·e de direction - Direction des Systèmes d’Informations – Hôpital Bicêtre LIEU D’EXERCICE : Bicêtre, 78 Rue du Général Leclerc - 94270 Le Kremlin-Bicêtre DATE DE MISE À JOUR : 04/11/2021 IDENTIFICATION DU POSTE * MÉTIER : Assistant·e de direction * CODE MÉTIER : 45S301 * APPELLATION LOCALE : Assistant·e de direction * GRADE : Adjoint·e administratif ou équivalent contractuel * CATÉGORIE : C * POSTE À POURVOIR AU : Dès que possible * MODALITÉS DE RECRUTEMENT : Titulaire, CDD sur poste permanent * SCHÉMA HORAIRE : Jour ACTIVITÉS MISSIONS GÉNÉRALES : * Assurer le secrétariat du Directeur des Systèmes d’Informations du GHU APHP.Université Paris Saclay * Organiser la communication, le traitement et la circulation de l’information. * Assurer le suivi et le contrôle budgétaire des comptes informatiques. MISSIONS SPÉCIFIQUES : * Organisation des réunions, des visites. * Prise de notes, frappe et mise en forme des documents. * Prise de rendez-vous / gestion des agendas. * Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques. * Reproduction et diffusion de documents, de dossiers auprès des contacts pertinents. * Réception et traitement des courriers, des dossiers, des documents de la direction (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage). * Accueil et orientation des personnes, des groupes, des publics. * Gestion, diffusion et archivage des informations électroniques ou papier et de la documentation du service. * Rédaction et mise en forme de supports de communication internes DSI, GHU (notes, newsletters, …) et externes. * Suivi des budgets d’investissements informatiques, en collaboration avec la gestionnaire effectuant les commandes, dans l’outil SAP (calcul des amortissements, suivi des crédits de paiement, …). * Recueil, analyse, validation des demandes d’absences des agents et saisie dans le logiciel de gestion des temps (Gestime), en l’absence de la gestionnaire. * Saisie des demandes d’interventions techniques dans SAP. HORAIRES DE TRAVAIL * HORAIRES : de 09h00 à 16h36 * QUOTITÉ DE TEMPS : 100 % ÉVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE * Concours internes Fonction publique hospitalière * Évolution au sein du groupe AP-HP COMPÉTENCES REQUISES CONNAISSANCES PARTICULIÈRES : * Utilisation des outils bureautiques Microsoft (Word, Excel, Power Point, …) * Capacités rédactionnelles * Utilisation de l’application SAP * Techniques d’accueil téléphonique * Technique de classement et d’archivage * Communication relation interpersonnelle * Droit hospitalier sur les marchés publics * Organisation et fonctionnement du Groupe Hospitalier QUALITÉS PROFESSIONNELLES REQUISES :_ _ * Autonomie * Disponibilité * Esprit d’équipe * Sens du service * Gestion des priorités PRÉ-REQUIS FORMATIONS ET/OU QUALIFICATIONS REQUISES : * BTS de secrétariat de direction * Bac + expérience professionnelle AVANTAGES * Place en crèche (sous conditions) * Remboursement transports * Tarif restauration self * Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité * Chèques emploi-service CESU AP-HP * Gratuité des soins médicaux * Supplément Familial de Traitement (enfants) * Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels+ diverses aides financières * Droit à congés (en fonction du temps de travail) : Ex : 25 CA+ 18 RTT GESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS SURVEILLANCE MÉDICALE Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé. Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.