adjoint administratif (h/f)
Detail de l'annonce :
CONTRAT(S) :
CDD
MISSION : GESTIONNAIRE DE COMPTES FOURNISSEURS / APPROVISIONNEUR
GRADE : ADJOINT ADMINISTRATIF HOSPITALIER
Durée : CDD 3 Mois avec prolongation possible en CDI à terme.
Rattaché(e) à Direction des Achats, de la Logistique, des
Investissements et du Patrimoine (DALIP)*, vous :
– assurez l’approvisionnement, de la demande d’achat jusqu’au
paiement de la facture, savoir gérer le processus comptable, de
l’analyse du besoin, émission de la commande, à celle de la
liquidation, dans le cadre d’un contrôle budgétaire, comptable et
des marchés publics.
– respectez la mise en concurrence simple ainsi que le suivi des
marchés en procédures.
Le gestionnaire sera amené à gérer du courrier, des agendas, des
appels téléphoniques, des suivis décisionnels de réunion et des
projets transversaux.
Il (elle) travaille en équipe avec l’ensemble des agents de la
DALIP :
* L’ensemble du personnel de l’établissement en particulier les
cadres (de soin, médico-techniques, d’enseignement, …)
* La Cellule Marchés,
* La Direction des finances
* Les fournisseurs (Commerciaux, Service Client, Logistique…)
* Les centrales d’achat (RESAH – IDF, UGAP, UniHa,…)
* La Trésorerie
* La Direction des Achats, de la Logistique, des Investissements et
du Patrimoine (DALIP) recouvre quatre services : Services Techniques,
Service Biomédical, service logistique et service achats
MISSIONS DÉTAILLÉES :
* Passer des commandes (Mise en concurrence simple et en marché)
* Réceptionner, rapprocher et contrôler des factures par rapport
aux bons de commande, aux bons de livraison et aux marchés en cours,
* Gérer des litiges livraisons (Quantité, date de livraison,
produits,…)
* Vérifier le service fait,
* Liquider et mandater des factures,
* Affecter la dépense en fonction de sa nature, de sa destination et
des autorisations budgétaires
* Suivre les mandats avec la trésorerie et la Direction des
finances,
* Prendre des communications téléphoniques et réponses.
* Traiter le courrier entrant et sortant
* Suivre les dépenses en lien avec l’EPRD, les projections
budgétaire pour le CAA de l’année, les dépenses n-1 et participer
à l’élaboration de l’EPRD de l’année n+1
* Participer à l’élaboration des cahiers des charges et à
l’analyse des marchés publics,
* Traiter des demandes d’information de la part des différents
interlocuteurs
* Classer et archiver des pièces comptables et transmettre les
pièces justificatives à la TP
* Clôture d’exercice : règlement des restes à mandater (RAM) et
des reports de charges,
* Renseigner des outils d’analyse et de pilotage du secteur en
charge,
* Mettre en place et renseigner des outils d’analyse quantitative
et qualitative des consommations et des prestations du secteur en
charge,
* Mettre en place et renseigner des outils de pilotage et de suivi
des comptes budgétaires
* Gestion d’agenda et organisation de rendez-vous.
* Suivre des projets transversaux
HORAIRES DE TRAVAIL :
* Temps plein (Conformément à la charte du temps de travail du
CHSF)
NIVEAU DE FORMATION ET EXPÉRIENCE :
* Bac +2 (BTS, DUT, …) en gestion apprécié,
* Expérience dans la gestion de comptes fournisseur ou fonction
similaire souhaitée.
COMPÉTENCES REQUISES :
* Connaissance de l’outil informatique (Bureautique, Messagerie
électronique et Internet)
* Connaissance de l’outil GEF appréciée (Logiciel dédié à
l’achat public – Editeur Maincare)
* Connaissance de l’organisation et du fonctionnement interne de
l’établissement
LES QUALITÉS PROFESSIONNELLES REQUISES ET COMPORTEMENT :
* Sens du travail en équipe, disponibilité, Autonomie, sens de la
diplomatie,
* Qualité d’organisation, Faire preuve de rigueur,
* Sens de l’initiative, Dynamisme, réactivité.
CARACTÉRISTIQUE DU POSTE :
* Travail sur écran
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