adjoint administratif (h/f)

Aix-les-Bains / Direction générale / Temps de travail : 50% / CDD, CDI, Mutation, Détachement / DESCRIPTION DU POSTE 1° POSTE ET MISSIONS Un poste d’adjoint administratif à 50% sera prochainement vacant à la direction générale du site d’Aix-les-Bains 2° ACTIVITÉS DIRECTION GÉNÉRALE : * Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs : réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques * Gestion et suivi de l'agenda des directeurs adjoints exerçant sur le site d’Aix-les-Bains : programmation des rendez-vous * Organisation des réunions internes : planification, réservation salle, envoi ordre du jour et compte-rendu * Suivi des dossiers relevant de la direction générale * Suivi des conventions de partenariat en lien avec la Direction des affaires générales * GED : rédaction et/ou publication et mise à jour de documents sur la base de gestion documentaire de l’établissement * Mise à jour régulière et préparation hebdomadaire de la mallette de garde administrative dématérialisée * Réception, enregistrement, traitement (rédaction/mise en forme) du courrier postal et électronique ainsi que gestion du courrier au départ * Rédaction et/ou diffusion des notes d’information et de service * Affaires générales : saisie, mise en forme, diffusion, classement et archivage des courriers * Gestion des logements mis à disposition du personnel et stagiaires : remise des clés, établissement des contrats de location, facturation mensuelle, demande d'achat si besoin après validation auprès de la Directrice adjointe * Gestion de la réservation des salles de réunion et du parc automobile * Commande des fournitures de bureau et papeterie * Compte-rendu du CHSCT local GESTION DU PERSONNEL MÉDICAL (EN LIEN AVEC LA DIRECTION DES AFFAIRES MÉDICALES) * Gestion du personnel médical contractuel et praticien attaché (contrat de recrutement, suivi avancement échelon…), gestion des accès (badge, codes informatiques) * Internes en médecine : interlocuteur privilégié, saisie du dossier informatique, dossier d’accueil, suivi d’activité, gestion des accès (badge, codes informatiques) * Eléments de rémunération du personnel médical : saisie des éléments variables mensuels de paie, contrôles et vérification paie * Etablissement, diffusion et mise à jour des tableaux de permanence médicale * Temps de travail : gestion et suivi du temps de travail informatisé du personnel médical * GED : dématérialisation des dossiers administratifs – enregistrement des documents individuels * Gestion du personnel intérimaire : transmission des besoins aux agences d’intérim, suivi/relances, gestion des contrats et saisie des salaires des praticiens intérimaires, liquidation des frais honoraires aux agences, suivi des fiches d’évaluation GESTION DES STAGIAIRES EN SERVICES DE SOINS (EN LIEN AVEC LA DIRECTION DES SOINS) : * Planification des stages en lien avec les IFSI, IFAS et lycées de la région, suivi des conventions * Gestion des demandes de stage individuelles : réponses, planification, suivi des conventions * Traitement des questionnaires de satisfaction * Continuité en cas d’absence de la secrétaire DRH : Prise en charge des appels téléphoniques et accueil physique 3° ORGANISATION Cet emploi est placé sous la responsabilité hiérarchique de la directrice déléguée du site d’Aix-les-Bains 4° TEMPS DE TRAVAIL - HORAIRES Le temps de travail est organisé du lundi au vendredi. Contraintes particulières : * L'amplitude horaire est de 8h15 / 17h00 * Le temps de travail est annualisé sur une base de 35 heures. * L’amplitude et le temps de travail peuvent varier selon les nécessités de service 5° COMPÉTENCES REQUISES Cet emploi exige les compétences suivantes : * Maitrise des applications informatiques : Word, Excel, Outlook, PowerPoint * Etre en capacité de prioriser et d’orienter les demandes des interlocuteurs internes et externes * Etre capable de mobiliser ses connaissances de l’organisation du centre hospitalier pour apporter des réponses adaptées * Capacités d’organisation et de planification des tâches et missions confiées * Capacité d’adaptation * Avoir le gout du travail en équipe * Avoir le sens de l’accueil * RESPECTER LA CONFIDENTIALITÉ ET LA NEUTRALITÉ PASS VACCINAL OBLIGATOIRE INFORMATIONS TYPE DE POSTE : Offre d'emploi DATE LIMITE DE DÉPÔT DES DOSSIERS DE CANDIDATURE : dimanche 5 juin 2022